Microsoft Office 365 – Auf die Implementierung kommt es an

Microsoft bietet mit seiner Cloud-Lösung ein beeindruckendes Fundament für eine innovative Unternehmens-IT an. All zu oft finden wir bei Neukunden aber eine sehr lückenhafte Implementierung von Microsoft Office 365 vor.

Microsoft Office 365 - Auf die Implementierung kommt es an

„Word und Excel als Abo“

Die wohl häufigste Aussage ist, dass Office 365 schlichtweg „Word und Excel als Abo“ sei. Zudem wird der Zugriff auf Outlook über den Browser gerne als zentraler Nutzen kommuniziert. Weiterhin finden wir häufig „hybride“ Umgebungen vor. Während alte Computer noch auf gekauften Office-Lizenzen laufen, werden neue Rechner mit Office-365-Lizenzen ausgestattet.

Die Vorteile von Microsoft Office 365 werden ignoriert

Eine wie oben beschriebene Annäherung an Office 365 ist Stückwerk. Die Vorteile der Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) kommen in solchen Fällen nicht zum Tragen. Die nur in der Cloud verfügbaren Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams sind häufig gar nicht in Benutzung. Wenn man den Unterschied zwischen der Miete von Office 365 und dem Kauf von Office 2019 auf die Zahlweise reduziert, ist das inhaltlich ein großer Fehler. Zudem ist es dann unserer Meinung nach kaufmännisch keine rationale Handlung, die SaaS-Variante zu wählen.

Umstieg ist eine strategische Entscheidung

Ein Umstieg auf Microsoft Office 365 in einem Unternehmen darf nicht spontan beim Austausch von Hardware an einzelnen Computern initiiert werden. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine strategische Entscheidung. Häufig ist die Entscheidung für die SaaS-Office-Suite von Microsoft der erste Schritt eines Unternehmens in die Public Cloud. Ein Grund für den Schritt in die Public Cloud ist z.B. die einfache Skalierbarkeit. Außerdem ist der Zugriff auf Daten ohne lästige VPN-Einwahl möglich. Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass man unabhängig von Endgeräten und Ort an Dokumenten arbeiten kann. Darüber hinaus ist es möglich gleichzeitig mit mehreren Benutzern an einem Dokument zu arbeiten. In einer gut implementierten Public-Cloud-Umgebung verschmelzen die Grenzen zwischen Endgeräten und Arbeitsplätzen. Weitere Vorteile von Microsoft Office 365 haben wir auf einer separaten Webseite für Sie gesammelt.

Die richtige Implementierung von Microsoft Office 365

Eine Analyse des Unternehmens und der existierenden Prozesse bildet die Grundlage für eine saubere Implementierung. Neben dem Status Quo bedarf es auch einer klaren Zielformulierung. Hierbei ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse zu digitalisieren. Des Weiteren stellt die Kollaboration einen zentralen Mehrwert von Microsoft Office 365 dar. Diese muss bei der Konzeption ein zentraler Bestandteil sein. Die Produkte Teams und SharePoint im Zusammenspiel mit To-Do und Outlook stehen hier als technische Basis im Portfolio von Office 365 zur Verfügung. Da die lokale IT nach einer Umstellung weniger Ressourcen benötigt, ist hier Potential zum Sparen vorhanden. Zuletzt gilt es die Benutzer in ihren jeweiligen Bereichen umfassend zu schulen. Nur so kann das Produkt am Ende seine volle Leistung entfalten.

Support Ende für einige Microsoft Produkte 2020

Microsoft stellt den Support für einige seiner Produkte ein. Dazu zählen Windows 7, Windows Server 2008, Exchange Server 2010 und SharePoint 2010. Das bedeutet, dass für diese Microsoft Produkte keine Updates mehr zur Verfügung gestellt werden. Die weitere Nutzung ist möglich, bringt aber einige Risiken mit sich. Wir bringen Sie auf den aktuellen Stand.

Wann endet der Support der Microsoft-Produkte?

Für die Produkte (Windows 7, Windows Server 2008, Exchange Server 2010 und SharePoint 2010) endet der Support am 14. Januar 2020. Microsoft empfiehlt Nutzern dieser Produkte vor Januar 2020 zu wechseln. Außerdem wird 2020 auch der Support für Microsoft Office 2010 eingestellt. Dieser endet zum 13. Oktober 2020.
Unternehmen erhalten für Windows 7 unter gewissen Voraussetzungen noch bis Januar 2023 den erweiterten Support von Microsoft. Dafür ist aber ein Volumenlizenzvertrag und die Verwendung von Windows 7 Professional oder Enterprise nötig.

Was bedeutet das Ende des Supports für Sie bzw. Ihr Unternehmen?

Es bedeutet, dass Microsoft für diese Produkte keine Patches und Updates mehr zur Verfügung stellt. Dadurch ist die Sicherheit der Produkte nicht mehr gewährleistet. Somit können persönliche Daten, Kundendaten und auch geistiges Eigentum von Ihnen oder Ihren Kunden leichter in die falschen Hände geraten. Außerdem stellt Microsoft den Kundensupport zu den Produkten ein.

Upgrade Windows 7 auf Windows 10

Microsoft hat bis zum 29. Juli 2016 die Möglichkeit eines kostenlosen Upgrades auf Windows 10 angeboten. Für alle, die dieses Angebot nicht genutzt haben, bestehen zwei Möglichkeiten. Entweder müssen sie die Vollversion von Windows 10 erwerben und installieren oder einen neuen PC mit Windows 10 kaufen. Alternativ besteht für Nutzer mit einer Office 365 Business Lizenz die Möglichkeit darüber ein kostenloses Upgrade zu erhalten.

Wechsel von Exchange Server 2010 zu Office 365

Hier empfiehlt sich mit Blick in die Zukunft die Migration zu Office 365. Exchange Server 2010 wird noch auf einem lokalen Server betrieben, während dies bei Office 365 online geschieht. Sie sparen sich nicht nur die Kosten für den Betrieb eines lokalen Servers, sondern können von Kollaboration und Effizienzgewinnen profitieren. Außerdem haben Sie durch Office 365 immer die neusten Updates und Funktionen zur Verfügung. Wir unterstützen Sie gerne bei der Migration der Daten und dem Wechsel zu Office 365.

Unser Empfehlung

Steigen Sie schnellstmöglich um. Durch einen Wechsel können Sie von neuen, innovativen Lösungen profitieren. Zudem wird weiterhin die größtmögliche Sicherheit gewährleistet. Falls Sie mehr erfahren möchten oder wissen möchten, wie wir Sie bei einem Wechsel unterstützen, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.

Support Ende

Microsoft Partner für kleine und mittlere Unternehmen

Microsoft PartnerDie Produkte von Microsoft kennt so gut wie jeder und sie sind auch in den meisten Unternehmen präsent. Dabei erleichtern sie die Arbeit und helfen bei der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Ebenso zeichnen sich die Produkte durch gut durchdachte Konzepte, Sicherheit und Zuverlässigkeit aus. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Produkten ist zudem sehr gut. Als Microsoft Partner liefern wir Ihnen die Produkte von Microsoft und ebenso den nötigen Support.

Was bedeutet „Microsoft Partner“?

Als Partner wurden unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen von Microsoft geprüft. Dabei mussten wir unser Können unter Beweis stellen und Referenzen von Kunden liefern. Danach wurden wir als Silber Partner für kleine und mittelständige Unternehmen zertifiziert. Das heißt, dass wir Microsoft Office 365 basierte Cloud- und Hybrid-Lösungen einsetzen und verkaufen können. Dabei ermitteln unsere Mitarbeiter die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Danach liefern wir Ihnen aufgrund unserer Erfahrungen mit den Microsoft Produkten Empfehlungen, welche Produkte Sie benötigen. Dabei statten wir Sie mit den richtigen Lizenzen aus. Zudem richten wir die Software bei Ihnen ein und liefern Ihnen den nötigen Support. Wir optimieren somit Ihre Prozesse mit Hilfe der Produkte von Microsoft. Damit bleiben Sie wettbewerbsfähig und profitieren von den Vorteilen der Microsoft Lösungen.

Vorteile der Office 365 Lösung

  • Alle Microsoft Produkte in der aktuellsten Version
  • Schnelle Einrichtung und Nutzung der Anwendungen
  • Cloud-basierte Lösung
  • Zugriff von überall auf Ihre Daten
  • Kosten sind gut kalkulierbar (Abrechnung durch Abonnement)
  • Verschiedene Lizenzmodelle für Ihre Bedürfnisse
  • Weniger Hardware- und Energiekosten
  • Einfach neue Lizenzen hinzubuchen
  • Lizenzen können auf mehreren Endgeräten genutzt werden

Unsere Support Leistung für Sie

Wir sind 365 Tage im Jahr für unsere Kunden erreichbar. Per Fernwartung können wir 94 % der Anfragen (Tickets) lösen. Bei uns eingehende Tickets werden in 83 % aller Fälle in den ersten 15 Minuten erfolgreich erledigt. Die durchschnittliche Reaktionszeit auf E-Mails liegt bei 7 Minuten innerhalb unserer Geschäftszeiten. Die Wartezeit bei unserer Kundenhotline liegt bei ca. 32 Sekunden. Zudem haben wir als Partner 24 Stunden Zugang zum Microsoft Support und Zugriff auf das Microsoft Partner Netzwerk.

Sie wollen mehr erfahren? Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.

Einkauf – SAP Business ByDesign

Einkauf

Als Unternehmen sind Sie oft nur so gut wie Ihre Lieferanten. Das heißt, dass die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen häufig von der Schnelligkeit und den Preisen der Lieferanten abhängt. SAP Business ByDesign unterstützt Sie dabei Ihren Einkauf zu verbessern. Erhalten Sie einen kompletten Überblick über Lieferanten und Bestellungen. Somit verbessern Sie Ihre Prozesse und senken die Kosten.

Strategischer Einkauf

Verwalten Sie Ihre Lieferanten und Produkte mit SAP Business ByDesign. Dabei sind alle Daten zentral an einem Ort abgelegt. Informationen sind so schnell und leicht verfügbar. Dies hilft Ihnen bei Verhandlungen mit neuen und alten Lieferanten. Zudem haben Sie alle von den Lieferanten zugesicherten Leistungen im Blick. Finden Sie mit Hilfe des Systems die besten Lieferanten. Dabei können Sie Preise, Rabatte und Lieferzeiten berücksichtigen. Die Findung der Bezugsquelle können Sie automatisch oder manuell durchführen. Bei der automatischen Findung sucht sich das System die Bezugsquelle aus einem vorher festgelegten Pool heraus. Bei der manuellen Bearbeitung schlägt das System die am besten geeigneten Lieferanten vor. Sollte kein passender dabei sein, können Sie direkt eine Ausschreibung auslösen.
Des Weiteren können Sie Kontrakte mit den Lieferanten anlegen. Hier legen Sie die passenden Konditionen fest und profitieren so von den dort festgelegten Preisen.

Operativer Einkauf

Bei sich wiederholenden Bestellungen und Einkäufen kann durch Automatisierungen Zeit eingespart werden. Mit SAP Business ByDesign optimieren Sie so Ihren Einkauf.  Sie können einstellen, wann und ob das System eine Bestellung automatisch oder manuell anlegen soll. Die Bestellung kann so automatisch als Folge eines Angebots oder einer Bestellanforderung ausgeführt werden. Zudem kann das System die Bezugsquelle automatisch aus einem vorher festgelegten Pool ermitteln. Aber auch hier ist eine manuelle Auswahl möglich. Eine weitere Automatisierung liefert das System bei der Rechnungsprüfung. Dabei vergleicht das System die Rechnungen von Lieferanten mit den vorherigen Belegen. Ausnahmen, bspw. Abweichungen, erkennt das System und nur dann muss Ihr Mitarbeiter manuell eingreifen. Die Rechnungen werden dann auch automatisch gebucht, wenn die Ware eingegangen ist.

Self-Service Beschaffung

Hiermit optimieren und beschleunigen Sie Ihren Einkaufsprozess. Ihre Mitarbeiter können Anforderungen für Waren und Dienstleistungen stellen. Dies funktioniert ähnlich, wie das Einkaufen im Internet. Die Mitarbeiter legen die Produkte in den Einkaufswagen und können diese dann anfordern. Dabei können Limits (z. B. Ausgabelimit) festgelegt werden. Solange der Wert unter dem Limit ist, wird die Anforderung automatisch genehmigt. Ist er darüber, bedarf es einer Genehmigung des Vorgesetzten. Die Mitarbeiter können diesen Prozess für sich, Kollegen oder Projekte durchführen.

Weiteres zu SAP Business ByDesign

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Lesen Sie auch unseren Blogartikel über die Verwaltung Ihrer Finanzen mit SAP Business ByDesign.

Der Weg in die Cloud – Umzug der Cloud-Dienste – Teil 3

Fortsetzung unseres Blog Artikels vom 19. Februar 2019

Nach der Erstellung des Gesamtkonzepts und der Eliminierung der systemkritischen Punkte beginnt nun der Umzug der Dienste in die Cloud. Dabei ersetzen wir den alten on-Premise Exchange Server durch den Exchange Dienst von Microsoft Office 365 in der Cloud.

Umzug

Exchange und die Vorteile von Office 365

Microsoft Exchange dient Ihren Mitarbeitern als zentrale Ablage und Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten, also den Inhalten aus ihrem Outlook. Der Umzug von lokalen Servern in die Cloud bringt einige Vorteile mit sich. Durch die Nutzung von Exchange in der Cloud sind die Daten immer verfügbar. Zudem müssen Sie sich nicht um die Wartung des Servers kümmern. Ein weiterer Vorteil ist die Abrechnung durch ein monatliches Abonnement.

Dabei beziehen Sie Exchange über ein Office 365 Abonnement. Dieses liefert Ihnen zusätzlich alle Office Produkte und Sie nutzen weitere Anwendungen von Microsoft, wie z. B. Microsoft Teams. Zudem bietet Ihnen Office 365 weitere Vorteile. Sie bekommen alle Anwendungen in der aktuellsten Version geliefert. Das heißt Sie erhalten immer die neusten Updates, sobald diese verfügbar sind. Ein weiterer Vorteil ist der Betrieb dieser Dienste in der Cloud. So wird Ihr Server vor Ort entlastet und es wird Speicherplatz frei. Somit laufen Ihre Anwendungen, die noch auf dem lokalen Server sind, wesentlich schneller.

Umzug und Backup mit SkyKick

SkyKick ist ein Tool für die Migration der Exchange Daten in die Cloud zu Office 365. Dabei führt das Tool die Migration im Hintergrund aus. Das heißt ihre Mitarbeiter können während des Umzugs ganz normal weiterarbeiten. Zudem müssen Sie keine Datenverluste und sonstige Ausfälle befürchten. Nach der Migration arbeiten Ihre Mitarbeiter nun einfach und unkompliziert in der Cloud.

Das die Dienste nun in der Cloud sind bedeutet nicht, dass man keine Backups mehr machen muss. Denn theoretisch können auch bei Microsoft Datenverluste auftreten (auch, wenn die Wahrscheinlichkeit dafür gegen Null geht). Damit das nicht passiert, sichern wir Ihre Daten zusätzlich. Dazu nutzen wir auch hier SkyKick. Die Anwendung sichert auf Knopfdruck alle Ihre Daten aus Exchange, OneDrive und Sharepoint. Dieses Backup wird unbegrenzt vorgehalten. Nach der Sicherung können Sie sowohl alle Daten als auch einzelne Dateien wiederherstellen.

Möchten Sie mehr hierzu erfahren, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Finanzen – SAP Business ByDesign

Finanzen stellen in jedem Unternehmen ein zentrales Thema dar. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen ganzheitlichen und aktuellen Überblick über alle Finanzdaten zu haben. SAP Business ByDesign hilft Ihnen hierbei z. B. durch Berichte in Echtzeit. Diese verschaffen Ihnen einen Überblick über Ihre Finanzen. Dabei kommt ein zentraler Vorteil von SAP Business ByDesign zum Tragen. Alle Geschäftsprozesse sind von Anfang bis Ende im System abgebildet und miteinander verknüpft. Das bedeutet, dass SAP Business ByDesign Ihre Finanzprozesse nahtlos mit Prozessen in Bereichen wie z. B. Einkauf oder Verkauf integriert. Für einen ersten Eindruck schauen Sie sich gerne auch unsere eigenen Erfahrungen mit SAP Business ByDesign an.

Finanzen

Überblick über Ihre Finanzen

Durch die Verknüpfung aller Geschäftsprozesse gibt es nur eine zentrale Quelle für Unternehmensdaten. Diese Quelle ist das zentrale Hauptbuch mit den entsprechenden Nebenbüchern. Diese Bücher verfügen dabei alle über eine standardisierte Buchführung. Des Weiteren ist dies auch die Grundlage für die Berichte in Echtzeit. Dadurch ist es jederzeit möglich, einen aktuellen und einheitlichen Überblick über die Finanzen in Ihrem Unternehmen zu haben. Somit können Sie schnell auf Ereignisse reagieren und die richtigen Entscheidungen treffen. Dabei können die Berichte durch viele Filter in einem hohen Detailgrad betrachtet werden. Des Weiteren können Sie auch eigene Berichte im System erstellen. Somit können Sie die für sich relevanten Daten auswählen und betrachten.

Cashflow Management

Behalten Sie die Liquidität Ihres Unternehmens immer im Blick. SAP Business ByDesign ermöglicht Ihnen dabei Analysen und Auswertungen des Liquiditätsstatus. Somit wissen Sie stets, wie liquide Ihr Unternehmen ist. Des Weiteren unterstützt Sie das System bei der Nachverfolgung und der Optimierung des Cashflows. Zusätzlich dazu haben Sie die Möglichkeit, alle Forderungen und Verbindlichkeiten zentral zu verwalten und zu kontrollieren. Dabei werden Aufgaben dort automatisiert, wo es Sinn macht. Hier bietet Ihnen das System z. B. automatische Mahn- und Zahlungsläufe. Folglich werden diese Prozesse schneller und effizienter gestaltet.

Einfache Verwaltung Ihrer Steuern

Steuern rechtzeitig und korrekt anzumelden ist sehr wichtig, da sonst Strafen drohen. SAP Business ByDesign unterstützt Sie dabei, dass Ihnen das nicht passiert. Sie können im System Steuererklärungen anlegen und bearbeiten. Dabei haben Sie die Möglichkeit länderspezifische Funktionen zu nutzen. Zusätzlich erleichtert Ihnen das System die Kommunikation mit den Steuerbehörden. Durch diese Funktionen können Sie Zeit einsparen. Außerdem besteht die Möglichkeit, über Überwachungsfunktionen alle Prozessschritte zu prüfen und nachzuverfolgen.

Nutzung verschiedener Standards für die Rechnungslegung

SAP Business ByDesign ermöglicht es Ihnen, länderspezifische Standards für die Rechnungslegung zu nutzen. Dies wird durch das zentrale Hauptbuch ermöglicht. Hierdurch kann die Finanzbuchhaltung z. B. nach deutschen und / oder internationalen (IFRS) Vorschriften geführt werden.

Weiteres zu SAP Business ByDesign

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Der Weg in die Cloud – Gesamtkonzept – Teil 2

Fortsetzung unseres Blog Artikels vom 12. Februar 2019

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den nächsten Schritten unseres Kunden auf dem Weg in die Cloud. Dabei erstellen wir das Gesamtkonzept und eliminieren die systemkritischen Punkte.

Workshop vor Ort

Als erstes steht ein Besuch vor Ort an. Dabei begutachten und erfassen unsere Mitarbeiter die komplette IT Infrastruktur. Wir analysieren nun was vorhanden, was zu verbessern und was zu erneuern ist. Danach findet ein Gespräch mit den Key Usern statt. Damit wollen wir die größten Hindernisse bei der täglichen Arbeit herausfinden. Dazu zählen bspw. Punkte wie das langsame Hochfahren der Computer oder die träge Reaktion von Anwendungen. Das Begutachten der IT und das Gespräch mit den Key Usern wird an allen Standorten des Kunden durchgeführt. Dies hat den Grund, dass es in den Außenstellen meist andere Hindernisse gibt, als im Hauptsitz des Unternehmens.

Gesamtkonzept

Vor und nach einer ordentlichen Verkabelung des Serverschranks

Vorstellung des Gesamtkonzept

Im nächsten Schritt stellen wir dem Kunden nun das fertige Gesamtkonzept vor. Dieses beinhaltet kurz-, mittel- und langfristige Planungen, die aus der Analyse der IT Infrastruktur gewonnen wurden. Im Folgenden werden nun einige Beispiele für die jeweiligen Phasen erläutert.

Kurzfristige Planungen

Hier geht es darum systemkritische Punkte so schnell wie möglich zu eliminieren. Das heißt alles, was veraltet ist, bald ausfällt oder von der Leistung bzw. Qualität nicht mehr ausreicht, wird ersetzt. Im Fall unseres Kunden war dies bspw. die Serverhardware. Diese wies erste Defekte auf und die Garantie war weit überschritten. Deshalb wurde die Serverhardware durch einen neuen Server ersetzt. Dienste und virtuelle Maschinen wurden dabei auf diesen umgezogen. Hier haben wir darauf geachtet, dass nur Dienste, die nicht in die Cloud kommen, auf den neuen Server umziehen.

Ein weiterer, bei der Analyse aufgedeckter Punkt war, dass keine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) vorhanden war. Die USV sorgt dafür, dass die gesamte IT Infrastruktur (Server, Backupsysteme, Switche, usw.) im Falle eines Stromausfalls korrekt heruntergefahren wird. Somit entstehen keine Datenverluste. Des Weiteren war die Firewall veraltet. Hier waren keine Updates mehr verfügbar. Somit konnte die Firewall keine umfassende Sicherheit mehr garantieren. Deshalb wurden beide Dinge eingerichtet bzw. erneuert.

Mittelfristige Planungen

Im nächsten Schritt stehen dann die Dinge an, die wir in den nächsten 3-12 Monaten erledigen. Darunter fällt bspw. die Bereitstellung der Telefonie über ein modernes Cloud Telefonsystem. Damit können die Mitarbeiter des Kunden von überall mit der Telefonnummer des Büros und ohne VPN Verbindung (Virtual Private Network) telefonieren. Dies ermöglicht außerdem das Telefonieren unabhängig vom Endgerät. Das bedeutet, dass man feste Telefone oder Softclients am Computer oder Handy verwenden kann. Ein weiteres Beispiel ist hier außerdem die Implementierung von Office 365.

Langfristige Planungen

Hierunter fallen Dinge, bei denen die Umsetzung nicht innerhalb von ein paar Monaten möglich ist. Ein Beispiel dafür ist die Ablösung des veralteten On-Premise ERP Systems (wird vor Ort im Unternehmen betrieben) durch ein Cloud ERP. Hier haben wir auch immer besonders innovative Entwicklungen im Blick. Dabei sehen wir uns als langfristiger IT Partner für den Weg des Kunden in die digitale Zukunft.

Nach der Erstellung des Gesamtkonzept und der Umsetzung der ersten Maßnahmen steht im nächsten Schritt der Umzug der Dienste in die Cloud an. Wie es hier weitergeht, lesen Sie im dritten Teil auf unserem Blog.

Sie möchten mehr zu den einzelnen Themen erfahren? Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.

Der Weg in die Cloud – Aber richtig! – Teil 1

In den nächsten Wochen nehmen wir Sie auf unserem Blog mit auf den Weg eines unserer Kunden in die Cloud. Die AGIQON steht dem Kunden dabei als ganzheitlicher IT Partner zur Verfügung. Dabei fangen wir mit einer Analyse der Ausgangssituation des Kunden an und am Ende steht folglich die fertige, auf den Kunden abgestimmte Lösung.

Weg in die Cloud

Für was steht unsere Abteilung „IT Services“ überhaupt?

Wir bieten Unternehmen ohne eigene IT Abteilung die Möglichkeit diese bei uns auszulagern. Mit anderen Worten möchten wir Ihre IT sein, die man bei IT Fragen anruft. Somit sind wir Ihr Ansprechpartner in allen IT Angelegenheiten und unterstützen Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft. Falls Ihr Interesse geweckt wurde: Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.

Unklarheiten vor dem Umstieg

Für viele Unternehmen ist der Begriff „Cloud“ schwer greifbar. Das heißt, dass sie die Auswirkungen eines Umstiegs nicht durchdringen können. Ebenfalls wissen viele Unternehmen nicht, an welchen Stellen der Einsatz der Cloud wirklich Sinn macht und wo nicht. Einige dieser Unklarheiten sind z. B.:

  • Kontrolle über Daten und Infrastruktur an jemand anderen abgeben
  • Störungen im Geschäftsbetrieb
  • Sicherheit der Daten
  • „Alles passiert von heute auf morgen“
  • „Es ist bestimmt teuer“

Wir möchten diese Unklarheiten bei Ihnen beseitigen. Dabei sollen die in den folgenden Wochen erscheinenden Beiträge in unserem Blog helfen.

Der Weg in die Cloud – Einführung

Wir beginnen mit einer kurzen Übersicht über den Kunden und seine Situation. Der Kunde beschäftigt zur Zeit 160 Mitarbeiter und das Unternehmen ist im Dienstleistungssektor tätig. Für die Bewältigung der Abläufe und der täglichen Aufgaben im Unternehmen ist deshalb eine hohe Anzahl an IT-gestützten Prozessen notwendig. Die tägliche Arbeit wird aber durch viele IT Probleme erschwert:

  • Bereits ab einer geringen Anzahl an Mitarbeitern wird das Arbeiten sehr langsam
  • Anwendungen starten und reagieren nur sehr langsam
  • Ständige Druckprobleme
  • Anfällige und in die Jahre gekommene ISDN Telefonie
  • Unzuverlässige Server Infrastruktur und mangelhaftes Back-Up Konzept
  • Monatliche Kosten für den aktuellen IT Dienstleister sind hoch
  • IT Dienstleister reagiert nur langsam auf Anfragen
  • Fehlende zukunftsorientierte Betrachtung mit Blick auf die Digitalisierung

Aufgrund dieser Punkte ist die Geschäftsführung mit ihrem IT Dienstleister unzufrieden. Das Unternehmen begibt sich aus diesem Grund auf die Suche nach einer Alternative und kommt auf uns zu.

Unsere Optimierungsfelder

Im ersten Schritt beginnen wir mit einer Analyse vor Ort. Dazu sprechen wir mit der Geschäftsleitung und den Key Usern (leitenden Mitarbeitern und Experten). Damit sollen Schwachstellen und kritische Anwendungen lokalisiert werden. Ebenso werden Dienste, die in die Cloud ausgelagert werden, identifiziert. Dies können bspw. Mailserver, Telefonie oder auch ein ERP System sein. Ein Cloud ERP System bildet alle Geschäftsprozesse und Daten in einem System ab und hilft dabei effizienter und erfolgreicher zu arbeiten.

Anschließend wird das weitere Vorgehen mit dem Kunden besprochen. Dabei geht es darum, die einzelnen Probleme in drei Kategorien einzuteilen. Die kritischen Themen fallen in die erste Kategorie. Das sind Dinge, die sofort behoben werden müssen. Die zweite Kategorie beinhaltet Bereiche, die wichtig sind und innerhalb von 1-3 Monaten bearbeitet werden müssen. In die dritte Kategorie fallen Themen, die die Effizienz steigern, aber nicht sofort erledigt werden müssen (innerhalb von 3-12 Monate). Hierunter fällt z. B. das Ersetzen eines On-Premise ERP Systems (wird vor Ort im Unternehmen betrieben) durch ein System in der Cloud. Dies passiert nicht in wenigen Tagen oder Monaten, sondern nimmt einige Zeit in Anspruch. Sobald das System aber ersetzt ist, hilft es sofort.

Nach diesem Gespräch erstellen wir das Gesamtkonzept und den weiteren Fahrplan. Das fertige Ergebnis stellen wir dann nochmals dem Kunden vor.

Wie der Weg in die Cloud weitergeht, lesen Sie im nächsten Teil auf unserem Blog.

Warum sollte man ein Cloud ERP System nutzen?

Unternehmen sind durch Digitalisierung und verändertes Verhalten der Nutzer zum Umdenken gezwungen. Ein Cloud ERP System bietet dabei große Vorteile. Es erleichtert viele Geschäftsprozesse. Kosten können dadurch gesenkt und Einsparungen erreicht werden. Auch wir arbeiten in unserem Unternehmen mit einem Cloud ERP System. Für einen ersten Eindruck schauen Sie sich gerne unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign an.

„Der PC war einmal das Zentrum. Dieses Modell ist Vergangenheit.“
Steve Jobs bei der Vorstellung der „iCloud“ 2011

Cloud ERP System – Die Vorteile

Kosten

Ein Cloud Anbieter stellt die Hardware für das System zur Verfügung, d. h. der Nutzer braucht keine eigene IT Infrastruktur. Als Anfangsinvestition fällt somit nur eine einmalige Gebühr an. Die weiteren Kosten sind in einer monatlichen Pauschale enthalten. Deshalb sind sie sehr gut einzuplanen.

Wissen von IT-Spezialisten

Der Nutzer muss kein eigenes Fachpersonal für Betrieb und Wartung des Systems einstellen. Dies geschieht durch IT Spezialisten im Rechenzentrum des Anbieters. Ebenso halten diese Mitarbeiter das System durch Updates immer auf dem neuesten Stand. Die Kosten für diese beiden Punkte sind in der monatlichen Pauschale schon inbegriffen.

Aufbau in Module

Ein Cloud ERP System ist in verschiedene Module aufgeteilt. Der Kunde kann hierbei den Umfang nach den eigenen Bedürfnissen anpassen. Das heißt es muss nur der genutzte Umfang bezahlt werden. Aufgrund des Aufbaus in Module ist es jederzeit möglich den Umfang zu erweitern bzw. zu verringern.

Verfügbarkeit und Datensicherheit

Cloud ERP Systeme werden in speziellen Rechenzentren betrieben. Dadurch wird eine hohe Ausfallsicherheit gewährt. Die Rechenzentren bieten zudem die höchsten Sicherheitsstandards. Sensiblen Firmendaten sind dadurch umfassend geschützt. Eine Wiederherstellung der Daten im Schadensfall ist daher schnell und unkompliziert möglich.

Mobile Verfügbarkeit

Home Office und mobiles Arbeiten sind in der heutigen Zeit zentrale Anforderungen. Der Zugriff auf das System ist über mobile Endgeräte oder den Webbrowser möglich. Folglich kann unabhängig vom Ort und zu jeder Zeit darauf zugegriffen werden. Dies ist bspw. auch für die Arbeit direkt beim Kunden von Vorteil.

Übersichtlichkeit

Ein schneller und umfassender Überblick über alle relevanten Geschäftszahlen ist sehr wichtig. Diesen liefert Ihnen das Cloud ERP System. Alle wichtigen Informationen sind durch übersichtliche Dashboards auf einen Blick zu sehen. Der Nutzer kann hierdurch optimale Entscheidungen treffen.

Optimieren von Geschäftsprozessen

Cloud ERP Systeme bilden Geschäftsprozesse vollständig ab. Dadurch werden diese Prozesse wesentlich effizienter und effektiver gestaltet. Auf diese Weise werden Arbeitsschritte optimiert. Zudem verbessert sich die Zusammenarbeit im Betrieb.

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