Microsoft Office 365 – Auf die Implementierung kommt es an

Microsoft bietet mit seiner Cloud-Lösung ein beeindruckendes Fundament für eine innovative Unternehmens-IT an. All zu oft finden wir bei Neukunden aber eine sehr lückenhafte Implementierung von Microsoft Office 365 vor.

Microsoft Office 365 - Auf die Implementierung kommt es an

„Word und Excel als Abo“

Die wohl häufigste Aussage ist, dass Office 365 schlichtweg „Word und Excel als Abo“ sei. Zudem wird der Zugriff auf Outlook über den Browser gerne als zentraler Nutzen kommuniziert. Weiterhin finden wir häufig „hybride“ Umgebungen vor. Während alte Computer noch auf gekauften Office-Lizenzen laufen, werden neue Rechner mit Office-365-Lizenzen ausgestattet.

Die Vorteile von Microsoft Office 365 werden ignoriert

Eine wie oben beschriebene Annäherung an Office 365 ist Stückwerk. Die Vorteile der Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) kommen in solchen Fällen nicht zum Tragen. Die nur in der Cloud verfügbaren Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams sind häufig gar nicht in Benutzung. Wenn man den Unterschied zwischen der Miete von Office 365 und dem Kauf von Office 2019 auf die Zahlweise reduziert, ist das inhaltlich ein großer Fehler. Zudem ist es dann unserer Meinung nach kaufmännisch keine rationale Handlung, die SaaS-Variante zu wählen.

Umstieg ist eine strategische Entscheidung

Ein Umstieg auf Microsoft Office 365 in einem Unternehmen darf nicht spontan beim Austausch von Hardware an einzelnen Computern initiiert werden. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine strategische Entscheidung. Häufig ist die Entscheidung für die SaaS-Office-Suite von Microsoft der erste Schritt eines Unternehmens in die Public Cloud. Ein Grund für den Schritt in die Public Cloud ist z.B. die einfache Skalierbarkeit. Außerdem ist der Zugriff auf Daten ohne lästige VPN-Einwahl möglich. Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass man unabhängig von Endgeräten und Ort an Dokumenten arbeiten kann. Darüber hinaus ist es möglich gleichzeitig mit mehreren Benutzern an einem Dokument zu arbeiten. In einer gut implementierten Public-Cloud-Umgebung verschmelzen die Grenzen zwischen Endgeräten und Arbeitsplätzen. Weitere Vorteile von Microsoft Office 365 haben wir auf einer separaten Webseite für Sie gesammelt.

Die richtige Implementierung von Microsoft Office 365

Eine Analyse des Unternehmens und der existierenden Prozesse bildet die Grundlage für eine saubere Implementierung. Neben dem Status Quo bedarf es auch einer klaren Zielformulierung. Hierbei ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse zu digitalisieren. Des Weiteren stellt die Kollaboration einen zentralen Mehrwert von Microsoft Office 365 dar. Diese muss bei der Konzeption ein zentraler Bestandteil sein. Die Produkte Teams und SharePoint im Zusammenspiel mit To-Do und Outlook stehen hier als technische Basis im Portfolio von Office 365 zur Verfügung. Da die lokale IT nach einer Umstellung weniger Ressourcen benötigt, ist hier Potential zum Sparen vorhanden. Zuletzt gilt es die Benutzer in ihren jeweiligen Bereichen umfassend zu schulen. Nur so kann das Produkt am Ende seine volle Leistung entfalten.

Support Ende für einige Microsoft Produkte 2020

Microsoft stellt den Support für einige seiner Produkte ein. Dazu zählen Windows 7, Windows Server 2008, Exchange Server 2010 und SharePoint 2010. Das bedeutet, dass für diese Microsoft Produkte keine Updates mehr zur Verfügung gestellt werden. Die weitere Nutzung ist möglich, bringt aber einige Risiken mit sich. Wir bringen Sie auf den aktuellen Stand.

Wann endet der Support der Microsoft-Produkte?

Für die Produkte (Windows 7, Windows Server 2008, Exchange Server 2010 und SharePoint 2010) endet der Support am 14. Januar 2020. Microsoft empfiehlt Nutzern dieser Produkte vor Januar 2020 zu wechseln. Außerdem wird 2020 auch der Support für Microsoft Office 2010 eingestellt. Dieser endet zum 13. Oktober 2020.
Unternehmen erhalten für Windows 7 unter gewissen Voraussetzungen noch bis Januar 2023 den erweiterten Support von Microsoft. Dafür ist aber ein Volumenlizenzvertrag und die Verwendung von Windows 7 Professional oder Enterprise nötig.

Was bedeutet das Ende des Supports für Sie bzw. Ihr Unternehmen?

Es bedeutet, dass Microsoft für diese Produkte keine Patches und Updates mehr zur Verfügung stellt. Dadurch ist die Sicherheit der Produkte nicht mehr gewährleistet. Somit können persönliche Daten, Kundendaten und auch geistiges Eigentum von Ihnen oder Ihren Kunden leichter in die falschen Hände geraten. Außerdem stellt Microsoft den Kundensupport zu den Produkten ein.

Upgrade Windows 7 auf Windows 10

Microsoft hat bis zum 29. Juli 2016 die Möglichkeit eines kostenlosen Upgrades auf Windows 10 angeboten. Für alle, die dieses Angebot nicht genutzt haben, bestehen zwei Möglichkeiten. Entweder müssen sie die Vollversion von Windows 10 erwerben und installieren oder einen neuen PC mit Windows 10 kaufen. Alternativ besteht für Nutzer mit einer Office 365 Business Lizenz die Möglichkeit darüber ein kostenloses Upgrade zu erhalten.

Wechsel von Exchange Server 2010 zu Office 365

Hier empfiehlt sich mit Blick in die Zukunft die Migration zu Office 365. Exchange Server 2010 wird noch auf einem lokalen Server betrieben, während dies bei Office 365 online geschieht. Sie sparen sich nicht nur die Kosten für den Betrieb eines lokalen Servers, sondern können von Kollaboration und Effizienzgewinnen profitieren. Außerdem haben Sie durch Office 365 immer die neusten Updates und Funktionen zur Verfügung. Wir unterstützen Sie gerne bei der Migration der Daten und dem Wechsel zu Office 365.

Unser Empfehlung

Steigen Sie schnellstmöglich um. Durch einen Wechsel können Sie von neuen, innovativen Lösungen profitieren. Zudem wird weiterhin die größtmögliche Sicherheit gewährleistet. Falls Sie mehr erfahren möchten oder wissen möchten, wie wir Sie bei einem Wechsel unterstützen, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.

Support Ende

Supportende von Windows Server 2003 (non-R2, SBS und R2) steht kurz bevor

Wir wünschen Ihnen zu allererst ein frohes Neues Jahr 2015!

Den heutigen Blogeintrag widmen wir dem bevorstehenden Supportende von Windows Server 2003; davon sind sowohl die R2 als auch die erste Version sowie der Small Business Server betroffen. Microsoft hat dazu eine eigene Webseite eingerichtet, die unter anderem Informationen zur Migration und einen Countdown enthält.

Aktuell setzen noch einige unserer Kunden Windows Server 2003 ein: Das liegt nicht an mangelnder Migrationsbereitschaft sondern viel mehr an der Tatsache, dass ältere Spezialanwendungen ausschließlich mit Windows Server 2003 kompatibel sind und oftmals nur auf 32-Bit-Systemen lauffähig sind. Wird lediglich ein 32-Bit-System benötigt, bleibt in vielen Fällen nur die Möglichkeit der Migration auf Windows 7 32-Bit oder auf Windows Server 2008 non-R2 32-Bit. Für letzteren bietet Microsoft Support bis Anfang 2020 an.

Das offizielle Supportende von Windows Server 2003 ist auf den 14. Juli 2015 datiert. Wir raten dazu, frühzeitig eine Migration zu planen, denn nicht nur das United States Computer Emergency Readiness Team (US-CERT) sondern auch Microsoft selbst warnt vor einem Einsatz des Systems nach dem Supportende, da Microsoft keinerlei Sicherheitsupdates, Patches und Bugfixes zur Verfügung stellen wird.

Sollten Sie Fragen generell zu diesem Thema oder speziell zum Umstieg auf neuere Microsoft Server Versionen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

[Projekt] Komfortable Softwaremigration durch Aufbau einer Parallelumgebung

Gerade in einer über viele Jahre gewachsenen Infrastruktur kommt bei umfassenden Softwareumstellungen der Punkt, an dem sich die Frage stellt, ob das bisherige Gerüst sinnvoll weiter verwendet werden kann, oder ob es nötig ist, die Serverlandschaft von Grund auf neu aufzubauen.

Dieses Szenario finden wir immer wieder bei (Neu)-Kunden vor. Dabei ist es besonders für Kunden, die rund um die Uhr eine funktionierende Arbeitsumgebung benötigen, wichtig, dass sämtliche „alten“ Applikationen bis zum Livegang der neuen Infrastruktur und somit der neuen Software verfügbar sind.

In der Praxis ist diese Aufgabenstellung mit dem Aufbau einer Parallelumgebung lösbar. Hierzu wird ein paralleles Netzwerk eingerichtet und beide Netzwerke über einen Router mit entsprechenden Firewallregeln verbunden. Da wir fast ausschließlich virtuelle Umgebungen einsetzen, ist es auf Serverseite möglich, die Netze über verschiedene Netzwerkkarten den alten und neuen virtuellen Maschinen zuzuordnen. Dies wird mit einer Grafik unten stehend veranschaulicht. 2014-12-11-Parallelumgebung-vmNIC

Eine weitere schematische Darstellung zeigt, wie auf den Hosts der virtuellen Server die Parallelumgebung aufgebaut ist.

2014-12-11-Parallelumgebung-Schema

Nach dem Aufsetzen der neuen Server, das ohne große Einschränkungen im Hintergrund geschehen kann, müssen die Clients umgestellt bzw. in die neue Domäne gebracht werden. Hierfür ist nur ein Umstecken auf einen (temporären) Switch und die Aufnahme in die neue Domäne notwendig. Es empfiehlt sich jedoch, die Rechner – je nach Zustand – komplett neu aufzusetzen.

Die alten Applikationen und alten Server sind nach wie vor über das Routing mittels IP-Adresse zu erreichen. Einige Anwendungen, wie zum Beispiel Lexware, erfordern jedoch DNS. In kleineren Netzwerken (bis 30-40 Clientcomputern) ist dies problemlos über die hosts-Datei des jeweiligen Rechners lösbar, alternativ ist es möglich, den DNS-Server anzupassen.

Selbstverständlich ist in der Übergangsphase mit Leistungseinbußen zu rechnen, jedoch sollten sich diese bei entsprechend dimensionierten Systemen in Grenzen halten.

Mit diesem Blog Eintrag verabschieden wir uns aus dem Jahr 2014 und freuen uns Ihnen nächstes Jahr wieder interessante Beiträge zu liefern.

[Projekt] Migration einer ISDN-Telefonanlage auf Voice over IP (VoIP)

Screenshot der Swyx-Software

Im heutigen Blogeintrag behandeln wir den Abschied von klassischer ISDN-Telefonie und den damit einhergehenden Umstieg auf IP-Telefonie.

Es handelt sich um folgendes Szenario, das wir bei einem Kunden vorgefunden haben:

  • ISDN-Telefonanlage eines französischen Herstellers mit 8 ISDN-Anschlüssen
  • 50 Systemtelefone
  • Mehrere tragbare DECT-Telefone
  • Ein Faxgerät
  • Anbindung einer Türsprechanlage per a/b Schnittstelle
  • Diverse Gruppenruffunktionen
  • Anrufweiterschaltungen und individuelle Wartemusik
  • spezielle Anrufbeantworter an verschiedenen Tagen bzw. verschiedenen Uhrzeiten

In der Planungsphase wurden Angebote und Präsentationen verschiedener Telefon- und VoIP-Anbieter eingeholt, letztlich fiel die Entscheidung auf ein Produkt, das seit einigen Jahren bei einem weiteren Kunden erfolgreich im Einsatz ist. Es handelt sich um eine IP-Kommunikationslösung aus dem Hause Swyx.

In der Umsetzungsphase erfolgte die Grundinstallation der Software auf einem virtuellen Windows 2008 R2 Server durch die Telefongesellschaft. Darüber hinaus wurden ein ISDN-Gateway (der aktuelle Anschluss ist noch auf ISDN-Basis und wird in ein bis zwei Jahren auf IP umgestellt) und ein a/b-Gateway im Serverraum eingebaut. Es besteht die Möglichkeit einer Active Directory-Integration, die wir jedoch nicht gewählt haben, da sehr viele Telefone nicht von einer Person (die jeweils einen eigenen AD-Account hat) sondern von mehreren Personen mit gleicher Rufnummer abwechselnd genutzt werden.

Vor der Konfiguration der Telefonanlage ist es ratsam, für die Telefone feste DHCP-Adressleases im DHCP-Server zu definieren. Die Konfiguration der Telefonanlage erfolgt über eine MMC-Konsole und ist sehr übersichtlich gehalten

Zunächst wird eine Trunk-Gruppe angelegt, die die Verbindung zur „Außenwelt“ herstellt. Momentan läuft diese – wie bereits erwähnt – über den ISDN-Gateway. Sobald die Umstellung auf einen IP-basierten Anschluss abgeschlossen ist, lässt sich hier (siehe Grafik 1) eine Verbindung zum SIP-Gateway in wenigen Klicks einrichten und anschließend die alten Trunks einfach löschen. Schließlich muss nur noch der ISDN-Gateway aus dem Rack ausgebaut werden.

Danach erfolgt das Anlegen der Nutzer und der verschiedenen Gruppen, die später für Gruppenrufe usw. genutzt werden können. Es gibt eine große Bandbreite von Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich Berechtigungen (bspw. darf ein Nutzer nur innerdeutsch telefonieren) und Beziehungen zwischen Benutzern. Gemäß Kundenwunsch haben wir noch einige Call-Routings definiert, die unter anderem Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten auf die Mailbox weiterleiten oder – falls alle Anschlüsse belegt sind – diese auf eine weitere Mailbox umleiten.

Auf den Computern ist ein Softclient installiert, der angenehmes Telefonieren über das Headset möglich macht. Ein weiterer Vorteil ist die Outlook-Integration: im Client sind sämtliche Kontakte aus Outlook zu sehen. Trotz des Softclients haben wir an häufig genutzten Arbeitsplätzen auf Wunsch des Kunden einfache Telefone verteilt, die per PoE mit Strom versorgt werden.

Die analogen Mobilgeräte haben wir durch SIP-Clients auf den Smartphones ersetzt, was sich bisher in der Praxis bewährt hat.

Die Türsprechanlage war bereits über eine Doorline-a/b-Schnittstelle mit der Telefonanlage verbunden und musste lediglich an den a/b-Gateway der neuen Lösung angeschlossen werden.

Die Praxiserfahrung zeigt bisher, dass die Telefonie zuverlässig und in sehr guter Sprachqualität arbeitet. Ein weiteres nützliches Feature für die „out-of-office“-Arbeit ist die VPN-Einwahl in das Firmennetz, welche die Möglichkeit bietet, über den Softclient so zu telefonieren (d.h. mit der „normalen“ Rufnummer), als wäre man gerade an seinem Arbeitsplatz.