Der Weg in die Cloud – Aber richtig! – Teil 1

In den nächsten drei Wochen nehmen wir Sie auf unserem Blog mit auf den Weg eines unserer Kunden in die Cloud. Die AGIQON steht dem Kunden dabei als ganzheitlicher IT Partner zur Verfügung. Dabei fangen wir mit einer Analyse der Ausgangssituation des Kunden an und am Ende steht folglich die fertige, auf den Kunden abgestimmte Lösung.

Weg in die Cloud

Für was steht unsere Abteilung „IT Services“ überhaupt?

Wir bieten Unternehmen ohne eigene IT Abteilung die Möglichkeit diese bei uns auszulagern. Mit anderen Worten möchten wir Ihre IT sein, die man bei IT Fragen anruft. Somit sind wir Ihr Ansprechpartner in allen IT Angelegenheiten und unterstützen Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft. Falls Ihr Interesse geweckt wurde: Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.

Unklarheiten vor dem Umstieg

Für viele Unternehmen ist der Begriff „Cloud“ schwer greifbar. Das heißt, dass sie die Auswirkungen eines Umstiegs nicht durchdringen können. Ebenfalls wissen viele Unternehmen nicht, an welchen Stellen der Einsatz der Cloud wirklich Sinn macht und wo nicht. Einige dieser Unklarheiten sind z. B.:

  • Kontrolle über Daten und Infrastruktur an jemand anderen abgeben
  • Störungen im Geschäftsbetrieb
  • Sicherheit der Daten
  • „Alles passiert von heute auf morgen“
  • „Es ist bestimmt teuer“

Wir möchten diese Unklarheiten bei Ihnen beseitigen. Dabei sollen die in den folgenden Wochen erscheinenden Beiträge in unserem Blog helfen.

Der Weg in die Cloud – Einführung

Wir beginnen mit einer kurzen Übersicht über den Kunden und seine Situation. Der Kunde beschäftigt zur Zeit 160 Mitarbeiter und das Unternehmen ist im Dienstleistungssektor tätig. Für die Bewältigung der Abläufe und der täglichen Aufgaben im Unternehmen ist deshalb eine hohe Anzahl an IT-gestützten Prozessen notwendig. Die tägliche Arbeit wird aber durch viele IT Probleme erschwert:

  • Bereits ab einer geringen Anzahl an Mitarbeitern wird das Arbeiten sehr langsam
  • Anwendungen starten und reagieren nur sehr langsam
  • Ständige Druckprobleme
  • Anfällige und in die Jahre gekommene ISDN Telefonie
  • Unzuverlässige Server Infrastruktur und mangelhaftes Back-Up Konzept
  • Monatliche Kosten für den aktuellen IT Dienstleister sind hoch
  • IT Dienstleister reagiert nur langsam auf Anfragen
  • Fehlende zukunftsorientierte Betrachtung mit Blick auf die Digitalisierung

Aufgrund dieser Punkte ist die Geschäftsführung mit ihrem IT Dienstleister unzufrieden. Das Unternehmen begibt sich aus diesem Grund auf die Suche nach einer Alternative und kommt auf uns zu.

Unsere Optimierungsfelder

Im ersten Schritt beginnen wir mit einer Analyse vor Ort. Dazu sprechen wir mit der Geschäftsleitung und den Key Usern (leitenden Mitarbeitern und Experten). Damit sollen Schwachstellen und kritische Anwendungen lokalisiert werden. Ebenso werden Dienste, die in die Cloud ausgelagert werden, identifiziert. Dies können bspw. Mailserver, Telefonie oder auch ein ERP System sein. Ein Cloud ERP System bildet alle Geschäftsprozesse und Daten in einem System ab und hilft dabei effizienter und erfolgreicher zu arbeiten.

Anschließend wird das weitere Vorgehen mit dem Kunden besprochen. Dabei geht es darum, die einzelnen Probleme in drei Kategorien einzuteilen. Die kritischen Themen fallen in die erste Kategorie. Das sind Dinge, die sofort behoben werden müssen. Die zweite Kategorie beinhaltet Bereiche, die wichtig sind und innerhalb von 1-3 Monaten bearbeitet werden müssen. In die dritte Kategorie fallen Themen, die die Effizienz steigern, aber nicht sofort erledigt werden müssen (innerhalb von 3-12 Monate). Hierunter fällt z. B. das Ersetzen eines On-Premise ERP Systems (wird vor Ort im Unternehmen betrieben) durch ein System in der Cloud. Dies passiert nicht in wenigen Tagen oder Monaten, sondern nimmt einige Zeit in Anspruch. Sobald das System aber ersetzt ist, hilft es sofort.

Nach diesem Gespräch erstellen wir das Gesamtkonzept und den weiteren Fahrplan. Das fertige Ergebnis stellen wir dann nochmals dem Kunden vor.

Wie der Weg in die Cloud weitergeht, lesen Sie im nächsten Teil auf unserem Blog.

Warum sollte man ein Cloud ERP System nutzen?

Unternehmen sind durch Digitalisierung und verändertes Verhalten der Nutzer zum Umdenken gezwungen. Ein Cloud ERP System bietet dabei große Vorteile. Es erleichtert viele Geschäftsprozesse. Kosten können dadurch gesenkt und Einsparungen erreicht werden. Auch wir arbeiten in unserem Unternehmen mit einem Cloud ERP System. Für einen ersten Eindruck schauen Sie sich gerne unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign an.

„Der PC war einmal das Zentrum. Dieses Modell ist Vergangenheit.“
Steve Jobs bei der Vorstellung der „iCloud“ 2011

Cloud ERP System – Die Vorteile

Kosten

Ein Cloud Anbieter stellt die Hardware für das System zur Verfügung, d. h. der Nutzer braucht keine eigene IT Infrastruktur. Als Anfangsinvestition fällt somit nur eine einmalige Gebühr an. Die weiteren Kosten sind in einer monatlichen Pauschale enthalten. Deshalb sind sie sehr gut einzuplanen.

Wissen von IT-Spezialisten

Der Nutzer muss kein eigenes Fachpersonal für Betrieb und Wartung des Systems einstellen. Dies geschieht durch IT Spezialisten im Rechenzentrum des Anbieters. Ebenso halten diese Mitarbeiter das System durch Updates immer auf dem neuesten Stand. Die Kosten für diese beiden Punkte sind in der monatlichen Pauschale schon inbegriffen.

Aufbau in Module

Ein Cloud ERP System ist in verschiedene Module aufgeteilt. Der Kunde kann hierbei den Umfang nach den eigenen Bedürfnissen anpassen. Das heißt es muss nur der genutzte Umfang bezahlt werden. Aufgrund des Aufbaus in Module ist es jederzeit möglich den Umfang zu erweitern bzw. zu verringern.

Verfügbarkeit und Datensicherheit

Cloud ERP Systeme werden in speziellen Rechenzentren betrieben. Dadurch wird eine hohe Ausfallsicherheit gewährt. Die Rechenzentren bieten zudem die höchsten Sicherheitsstandards. Sensiblen Firmendaten sind dadurch umfassend geschützt. Eine Wiederherstellung der Daten im Schadensfall ist daher schnell und unkompliziert möglich.

Mobile Verfügbarkeit

Home Office und mobiles Arbeiten sind in der heutigen Zeit zentrale Anforderungen. Der Zugriff auf das System ist über mobile Endgeräte oder den Webbrowser möglich. Folglich kann unabhängig vom Ort und zu jeder Zeit darauf zugegriffen werden. Dies ist bspw. auch für die Arbeit direkt beim Kunden von Vorteil.

Übersichtlichkeit

Ein schneller und umfassender Überblick über alle relevanten Geschäftszahlen ist sehr wichtig. Diesen liefert Ihnen das Cloud ERP System. Alle wichtigen Informationen sind durch übersichtliche Dashboards auf einen Blick zu sehen. Der Nutzer kann hierdurch optimale Entscheidungen treffen.

Optimieren von Geschäftsprozessen

Cloud ERP Systeme bilden Geschäftsprozesse vollständig ab. Dadurch werden diese Prozesse wesentlich effizienter und effektiver gestaltet. Auf diese Weise werden Arbeitsschritte optimiert. Zudem verbessert sich die Zusammenarbeit im Betrieb.

Unser Cloud ERP System

SAP Business ByDesign Logo

Sie möchten mehr über SAP Business ByDesign erfahren? Kommen Sie auf uns zu und lassen Sie sich beraten!

SAP ehrt AGIQON als Newcomer des Jahres

Als wir Ende 2017 SAP-Partner wurden, steckte sich unser Team große Ziele. Die Partnerschaft motivierte uns alle, im Jahr 2018 über uns hinaus zu wachsen. Nun neigt sich das Jahr dem Ende zu und wir sind sehr stolz darauf verkünden zu dürfen, dass SAP unsere Motivation und unsere Leistungen im ersten Jahr anerkennt und honoriert. Wir wurden als SAP Business ByDesign Partner zum Newcomer des Jahres 2018 gewählt. Im Rahmen des Partnertages erhielten wir unsere Auszeichnung.

SAP zeichnet AGIQON zum Newconer des Jahres ausDas Bild zeigt unsere Geschäftsleitung gemeinsam mit den Laudatoren kurz nach der Übergabe des Awards. Auf dem Bild zu sehen von links nach rechts: Michael Gassmann (Channel Development Manager SAP Business ByDesign, SAP), Dr. Thomas Limberg (Geschäftsführender Gesellschafter, AGIQON), Christoph Wesch (Geschäftsführender Gesellschafter, AGIQON), Birgit Gottwald (Partner Development, SAP), Sebastian Holzhüter (Geschäftsführender Gesellschafter, AGIQON) und Christian Mehrtens (SVP Mittelstands und Partner Vertrieb – Mitglied der Geschäftsleitung, SAP)

Unsere Entwicklung im ersten Jahr als SAP-Partner

Unsere Mitarbeiter erhielten Zertifizierungen in den Bereichen Sales, Presales und als Consultants. Wir implementierten das Produkt bei drei GmbHs. Zudem entschlossen wir uns dazu, das Cloud ERP auch bei uns selbst zu implementieren. Überdies wurden wir SAP Entwicklungspartner. Hierdurch war es uns möglich, die Lösung an entscheidenden Stellen den individuellen Wünschen unserer Kunden anzupassen.

Ehrung ist unser Highlight des Jahres 2018

Die Ehrung als Newcomer des Jahres rundet das Jahr 2018 für uns ab. Da wir große Anstrengungen in den Aufbau und in das Wachstum unseres Teams investiert haben, freut es uns sehr, dass ein Weltkonzern die Arbeit eines neuen Partners in dieser Form honoriert. Wir möchten an dieser Stelle insbesondere Birgit Gottwald, Michael Gassmann, Robert Himmelsbach, Tobias Stoll und Patrick Stucke danken, die uns bei allen Anliegen zu jeder Zeit zur Verfügung standen. Dass wir die Ehrung von Herrn Christian Mehrtens (Mitglied der Geschäftsleitung) erhalten haben, freut uns sehr.

Das Jahr 2019 – Umzug, Wachstum und Vorfreude

Im neuen Jahr steht uns außerhalb des operativen Geschäfts eine spannende Entwicklung bevor. Aufgrund unseres Wachstums werden wir neue Geschäftsräume beziehen. Hierzu werden wir an dieser Stelle in den kommenden Wochen weitere Informationen veröffentlichen. Wir freuen uns darauf, weiterhin den Weg des gesunden Wachstums zu beschreiten und wir können es kaum erwarten, Kunden von den großen Vorteilen von Cloud ERP und von unseren Vorzügen als ganzheitlicher IT-Partner zu überzeugen.

Erfahrungen mit SAP Business ByDesign

In den letzten drei Jahren sind wir von fünf auf achtzehn Mitarbeiter gewachsen. Jedoch ist unsere IT nicht skaliert. Dies zeigte sich in vielen Prozessen. Beispielsweise benötigten Rechnungen und Zeiterfassung einen hohen manuellen Aufwand. Zudem war die Auswertung von Unternehmenskennzahlen komplex. Hierzu war der Zugriff von unterwegs nur bedingt möglich. Zuletzt fehlte Transparenz in manchen betrieblichen Abläufen. Um diese Aufgaben zu lösen, begaben wir uns auf die Suche nach einer umfassenden Lösung, mit der wir alle Unternehmensbereiche steuern können. Im Folgenden beschreiben wir unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign.

Die Anforderungen

Zuerst ist eine zentrale Datenquelle wichtig. Im Grunde genommen können nur so Insellösungen abgebaut werden. Zeitgleich ist DSGVO und Compliance in aller Munde. Natürlich soll die Lösung nicht nur in diesem Punkt mit allen Richtlinien konform sein. Aus Erfahrung nimmt zum Beispiel das Anlegen von neuen Benutzern stets viel Zeit in Anspruch. Im Jahr 2018 ist dies für uns nicht zeitgemäß. Außerdem stellt der mobile Zugriff einen wichtigen Punkt dar. Nicht nur Kennzahlen und Finanzdaten müssen jederzeit verfügbar sein. Zuletzt muss die Lösung mit uns mitwachsen.

Erfahrungen mit SAP Business ByDesign Logo

Die Lösung und unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign

Für uns war schnell klar, dass wir in die Cloud gehen. Aber nicht irgendeine Cloud, sondern eine, der wir vertrauen können. Nach vielen Analysen entschieden wir uns für die Lösung vom Marktführer. Unsere Lösung heißt SAP Business ByDesign. Innerhalb von drei Monaten ist das System voll in unseren Alltag integriert. Wir können es uns nun gar nicht mehr vorstellen, ohne die Lösung zu arbeiten. Jeder Prozess der AGIQON ist abgebildet. Jeder Mitarbeiter hat von überall Zugriff. Insellösungen sind für uns ein Fremdwort. In Echtzeit hat das Management stets einen Überblick über alle Finanzkennzahlen. Die Buchhaltung läuft im Hintergrund automatisiert. Dadurch entfällt auch lästiges händisches Buchen von Belegen. Die insgesamt gewonnene Effizienz ist täglich mess- und fühlbar. Abschließend unterstützt uns die Lösung, noch agiler und effizienter zu arbeiten.

Wir sind absolut begeistert. Aus diesem Grund und unseren Erfahrungen mit SAP Business ByDesign sind wir selbst Partner für die Implementierung geworden. Kommen Sie auf uns zu und lassen Sie sich mitreißen.

Dr. Thomas Limberg verstärkt AGIQON als weiterer geschäftsführender Gesellschafter

Am 01.07.2018 wurde Dr. Thomas Limberg zum weiteren geschäftsführenden Gesellschafter bestellt. Damit erweitert sich die Geschäftsführung und stellt sich für die Zukunft noch besser auf. „Wir freuen uns sehr, dass wir Thomas Limberg für AGIQON gewinnen konnten. Damit haben wir die Weichen für eine erfolgreiche Weiterentwicklung vom IT-Dienstleister zum umfassenden IT-Partner und Prozessbegleiter der digitalen Transformation gestellt. Seine Kernkompetenzen und langjährigen Erfahrungen im Aufsetzen und Steuern von komplexen Projekten werden unseren Kunden helfen, die digitale Transformation gemeinsam zu bewältigen“, sagen Sebastian Holzhüter und Christoph Wesch, geschäftsführende Gesellschafter der AGIQON GmbH.

Dr. Thomas LimbergNach dem Studium der Internationalen Betriebswirtschaft und anschließender Promotion war Dr. Thomas Limberg die letzten 17 Jahre in der Unternehmensberatung und im Interim-Management in der Automobilbranche, im Maschinen- und Anlagenbau und im Schiffbau tätig. Dabei spezialisierte er sich auf die Konzeption digitaler Produkte und Services, das Steuern von Prozessoptimierungen und das damit verbundene Management komplexer IT-Projekte. „Ich freue mich sehr, nun Teil von AGIQON zu sein. Das Unternehmen hat sich aufgrund des großen Engagements aller Mitarbeiter in den letzten 8 Jahren hervorragend entwickelt. Unser gemeinsames Ziel ist es, unseren Kunden in Zukunft weitere Dienstleistungen anbieten und sie noch umfassender betreuen zu können.“

Aus HW Computer Solutions wird AGIQON

Unser neuer Firmenname AGIQON setzt sich aus den Begriffen AGIlity, IQ und cONsulting zusammen und repräsentiert damit Eigenschaften, für die HW Computer Solutions schon immer steht und die sich nun auch im Firmennamen widerspiegeln:

Die Beratung und Begleitung unserer Kunden bei der Bewältigung der digitalen Transformation als ganzheitlicher und langfristiger IT-Partner – sei es in komplexen IT-Projekten, durch IT-Services oder durch Web- & Softwareentwicklung. Unser Anspruch ist, unsere Kunden durch intelligente Lösungen schnell und stetig weiterzuentwickeln und sie damit zukunftsfähig zu machen.

Wir sind für Sie ab sofort über diese Wege zu erreichen:

Telefon: 06221 77 87 100
E-Mail: info@agiqon.de
Webseite: https://www.agiqon.de

 

Individualsoftware für Spedition / Kurier

In den vergangenen Monaten haben wir für einen Kunden aus der Logistikbranche (Spedition / Kurier) eine browserbasierte Individualsoftware entwickelt.

Anforderung des Kunden

Unser Kunde kontaktierte uns mit der Anforderung, ein Programm zur Erfassung der Sendungsdaten zu entwickeln. Folgende Punkte stellen die Kernfunktion der Software da:

  • Der Kunde kann beliebig viele Adressen speichern. Stammkunden müssen also in Zukunft nur einmal angelegt werden. Danach können sie aus einer Liste ausgewählt werden.
  • Anhand der Größe und des Gewichtes der Sendungen entscheidet das Programm, welcher globale Dienstleister die Sendung erhält.
  • Es ist möglich, beliebig viele Pakete einer Sendung mit individuellen Eigenschaften anzulegen. Hierzu zählen z.B. Abmessungen, Gewicht und Inhalt.
  • Der Endkunde kann auf Knopfdruck Versandlabels und Proforma Rechnung erstellen.
  • Die Software überträgt alle relevanten Daten automatisiert in die Speditionssoftware und in die ERP Software unseres Kunden.

Workshop vor Projektbeginn

Wir handhaben es bei individuellen Programmierungen stets so, dass wir vor Projektbeginn einen Workshop abhalten. Auch in diesem Projekt fand ein ganztägiger Workshop statt in dem wir jede einzelne Funktion des Programms gemeinsam besprochen haben.

Entwicklung der Individualsoftware

Unser Entwicklungsteam entschied sich gemeinsam mit dem Kunden für eine webbasierte Umsetzung auf Basis des Zend Framework 3.0. Außerdem war es uns wichtig, die Bedienung intuitiv mit möglichst vielen auf Ajax basierenden Elementen umzusetzen. Nach einer mehrwöchigen internen Testphase, startete der Test mit fünf produktiven Kunden. Nachdem alle praxisnahen Anpassungen nach der ersten Testphase angepasst wurden, haben wir das Projekt auf alle Kunden der Spedition erweitert. Die Software ist optisch schlicht gehalten – in den Leitfarben der CI des Kunden.

Individualsoftware für die Sendungserfassung einer Spedition / KurierUnsere Software in der Praxis

Das Projekt ist nun schon seit über drei Monaten bei allen Kunden aktiv. Anfangs war es für einige Kunden noch ein wenig neu, Pakete über das Internet anzumelden. Zuvor griff man zum Telefonhörer – nun öffnet man den Browser und erfasst alle Daten.

Die Software bietet sowohl der Spedition als auch den Kunden der Spedition drei große Vorteile. Erstens sparen sich beide Parteien viel Zeit. Zweitens entstehen nun keine Fehler mehr bei der Auswahl der Zustelltarife. Drittens sind die einzelnen Schritte nun zeitlich besser nachvollziehbar.

HW Trackday auf dem Hockenheimring

Hockenheimring, Wochenende, Freizeit, strahlende Sonne, frühlingshaftes Wetter: Es ist angerichtet für den HW Trackday.

Der Tag beginnt

Die Sonne steigt gerade über dem Odenwald auf, als sich Florian Höger, Steffen Janssen und Christoph Wesch an der Einfahrt zum Hockenheimring treffen. Als Dank für hervorragende Arbeit und als kleines Incentive steht heute eine Ring-Taxifahrt auf dem Programm.

„Alleine hier her zu kommen, ist wie in eine andere Welt einzutauchen“ stellt Florian bei der Ankunft fest. Es ist noch nicht einmal acht Uhr, doch im Fahrerlager herrscht schon muntere Betriebsamkeit.

Es geht auf die Strecke

Privat seit einigen Jahren auf diversen Rennstrecken unterwegs, bietet Christoph heute einen Einblick in den Hobbyrennsport. Anmeldung und Fahrerbriefing sind geschafft, dann kann es endlich los gehen. Eine kurze Sicherheitseinweisung ist obligatorisch. Nachdem Helm und Gurte sitzen, rollt der weiße Golf R durch die Boxengasse.

Kurz darauf wird es laut. Boxenausfahrt. Etwas ungläubige Blicke. „Wie kann ein Golf sich so anhören“, fragt sich der Mann an der Kontrolle.

Die nächste Kurve ist immer die schwierigste. Vor allem für die Beifahrer. Kaum sind die Reifen und Bremsen auf Betriebstemperatur, folgt brutales Herunterbremsen, Lenkeinschlag und wieder Vollgas. Gefühlt liegen die Eingeweide noch in der Spitzkehre. Keine Zeit zum Nachdenken, es fliegt schon die nächste Kurve auf einen zu. Dabei geht es brutal über die Randsteine, jeder Zentimeter wird ausgenutzt.

Der Golf im Renntrimm mit seinen zahlreichen Modifikationen rollt an die Box – Mittagessen. Dafür wird es Zeit. Der Magen ist etwas flau. Nicht nur bei uns. Im gesamten Teilnehmerfeld ist beim gemeinsamen Mittagessen das Rennsportfieber nach der Winterpause wieder voll da.

Resümee des HW Trackday

Am Nachmittag ist der Renntag schneller vorbei als gedacht. Wie immer. Schweißnass und völlig zufrieden, verabschieden wir uns vom Hockenheimring. Ein toller Nachmittag mit Kollegen. Mit zufriedenem Lächeln stellt Steffen fest: „Ich habe immer geglaubt, dass Du (Christoph, Anm. d. Red.) übertreibst. Aber das hat wirklich mit normalem Autofahren nichts mehr zu tun.“

HW ist ab sofort Shopware Partner

Seit Beginn dieses Jahres sind wir Business Partner der shopware AG. In den vergangenen Jahren haben wir rund 100 Shops in den Shopsystemen Magento, xt:Commerce, WooCommerce und Shopware umgesetzt. Seit längerem haben wir die rasante Entwicklung der shopware AG verfolgt. Mit Release der Version 5 von Shopware, ist das Produkt in unseren Augen endgültig an der Spitze seines Marktsegments angekommen. Daher haben wir uns als Team dazu entschlossen, als Shopware Partner noch intensiver auf das Produkt zu setzen.

HW Logo und Shopware Partner LogoSchulungen für Shopware Partner in Schöppingen

Im Februar 2017 waren wir an insgesamt sechs Schulungstagen zu Gast in der Firmenzentrale der shopware AG in Schöppingen. Der dienstälteste Mitarbeiter aus unserem Web-Team, Steffen Janssen, absolvierte die Schulungen und Prüfungen zum Certified Developer, Certified Developer Advanced, Certified Template Designer und Certified Template Developer. Unser Geschäftsführer Sebastian Holzhüter nahm an der Certified Partner Schulung teil. Da es sich bei den von uns besuchten Veranstaltungen um alle verfügbaren Zertifizierungen handelt, werden wir nun mit diesen Angaben auf der Webseite der shopware AG gelistet.

Unser Eindruck von der shopware AG

Die shopware AG präsentierte sich uns als hochmodernes, attraktives Unternehmen. Obwohl das Münsterland und das direkte Umland von Schöppingen nicht gerade das Flair des Silicon Valley versprühen, verschwindet der ländliche Charme, wenn man das moderne Firmengebäude erblickt. Sobald man das Gebäude betreten hat, springt endgültig der Funke auf einen über. Ein einladender großer Raum mit Empfang, hochmoderne (teils selbst in Hackathons entwickelte) Küchengeräte, Lounges, Gemeinschaftsräume, Tischkicker, Tischtennisplatten, Konsolen – es fühlt sich hier definitiv nach Silicon Valley an! Das junge, freundliche und aufgeschlossene Team rundet den positiven Gesamteindruck ab.

Warum gerade Shopware?

Neben den im letzten Absatz genannten weichen Fakten, sprechen unserer Meinung nach auch die harten Fakten für Shopware. Zuerst möchten wir an dieser Stelle den sauberen und gut dokumentierten Code erwähnen. Die lebendige Community rund um Shopware ist ein weiteres Plus. Die Anzahl der verfügbaren Plug-Ins steigt täglich weiter an. Die Verfügbarkeit des Supports überzeugte uns in der Praxis bisher nachhaltig. Die Tatsache, dass es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, das die deutsche Rechtsprechung beachtet, rundet das positive Gesamtbild ab. Der eigentliche Kern der aktuellen Shopsysteme macht nicht den Unterschied der am Markt konkurrierenden Produkte aus. Unter dem Strich ist es das Gesamtpaket, das rund um den starken Kern geschnürt wird, das Shopware in unseren Augen zum aktuell besten Shopsystem in seinem Segment macht.

Unsere Dienstleistungen im Überblick

Wie bereits erwähnt, haben wir in den letzten Jahren rund 100 Shops umgesetzt. Einfache B2B und / oder B2C Shops stellen uns mit unserer Erfahrung vor keine großen Herausforderungen. Vor allem die Schnittstellen zu ERP Systemen sind häufig sehr komplex. Auch wenn in diesem Bereich jedes Projekt individuell ist, hilft Erfahrung hier ungemein. Insbesondere im Zusammenspiel mit Sage als ERP System haben wir reichlich Erfahrungen gesammelt. Wir freuen uns darauf als Shopware Partner noch mehr Kunden zum Erfolg im Internet zu verhelfen.

E-Mail-Archivierung ist nach GoBD nun Pflicht!

Seit dem 01.01.2017 ist die Übergangsfrist der GoBD vorbei und E-Mail-Archivierung für Unternehmen Pflicht. Unter GoBD versteht man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Seit einigen Jahren wird auf die Wichtigkeit hingewiesen. Unternehmen müssen die Vorgaben nun erfüllen. Im Folgenden werden wir das Thema erläutern.GoBD Änderungen 2017 - Grafik - E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung: Was heißt das explizit?

Sofern E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs haben, sind diese entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren. Es genügt nicht die E-Mail abzuspeichern. Dokumente sind jederzeit verfügbar, sicher vor Manipulation und vollständig vorzuhalten. Dazu zählen auch Anhänge. Ferner müssen Inhalte maschinell auswertbar sein. Somit reicht ein Ausdruck nicht mehr aus.
Darüber hinaus ist Zugriffsschutz sicher zu stellen. Die wichtigsten Anforderungen hat die BITKOM in einem Leitfaden zusammen gestellt.
Wir empfehlen alle eingehenden und ausgehenden E-Mails zu archivieren.

Private E-Mails im Unternehmen

Mit der geschäftlichen E-Mail private Inhalte zu versenden ist gang und gäbe. Einige Unternehmen haben hier bestimmte Vereinbarungen mit ihren Mitarbeitern. Diese weisen auf eine Speicherung hin. Doch selbst dann gibt es aus Sicht des Datenschutz ein Problem. Der Empfänger der E-Mail hat ebenfalls ein Anrecht auf den Schutz auf seine Privatsphäre. Wir empfehlen stets betriebliche und private Mails zu trennen.

Lösungsmöglichkeiten

Für diesen Einsatzzweck gibt es bereits zertifizierte Software. Aus unserer Sicht ist eine solche Lösung unverzichtbar, um den GoBD vollständig gerecht zu werden. Die Software besteht in der Regel aus zwei Teilen: zum einen eine leistungsfähige Datenbank und zum anderen eine einfach zu bedienende Oberfläche. Nach Einrichtung wird jede E-Mail unveränderbar abgelegt.
Seit einiger Zeit setzen wir solche Lösungen produktiv ein. Gerne können Sie uns kontaktieren, wenn Sie weitere Fragen haben.

Nicht nur E-Mails?

Natürlich sind von der neuen Regelung nicht nur E-Mails betroffen. Eine Korrektur eines Geschäftsvorfalls muss jederzeit ersichtlich sein. Dies ist vor allem bei Kassen und Buchhaltung relevant.