Herausforderungen Einführung Microsoft Teams

Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams

Im heutigen Blogbeitrag berichten wir über die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams. Darüber hinaus teilen wir unsere Erfahrungen aus über zehn Projekten.

Corona, Homeoffice und Microsoft Teams

Seit März 2020 kennt jeder Microsoft Teams. Nicht nur wegen der Werbespots im Fernsehprogramm, sondern auch der großen Zunahme der Verbreitung. Aufgrund der Corona-Krise mit dem Umzug ins Homeoffice – sofern möglich – haben sich die Nutzerzahlen rasant beschleunigt. Dies wirft die Frage auf, ob nicht manche Installationen übereilt vorgenommen sind. Eine für den Kunden passende Installation und Umsetzung ist uns besonders wichtig. Bereits vor einem Jahr haben wir uns mit diesem Thema im Rahmen eines Blogbeitrags beschäftigt.

Konkrete Herausforderungen und Fallstricke

In übernommenen oder vom Kunden selbst vorgenommenen Microsoft Teams Installationen haben wir folgende zentrale Fallstricke ausgemacht:

  • Zu feingranulare Teams und Kanäle erschweren den Überblick
  • Unklare Strukturen bringen Bereinigungsaufwände und Durcheinander im SharePoint-Backend mit sich
  • Addin-Einbindung reduzieren bzw. weitestgehend deaktivieren

Möglichkeiten der Einführung Microsoft Teams

Schnell merkt man: Es ist mit der reinen Installation von Software und Anlegen der Benutzeraccounts schon lange nicht mehr getan. Eine umfassende Konzeption und Einführung ist zur Entfesselung des Potentials unabdingbar. Aus diesem Grund bietet Microsoft für Microsoft Teams einen Einführungsleitfaden an. Je nach Zeitrahmen und Budget haben wir zwei grundlegende Herangehensweise für die Einführung von Microsoft Teams entwickelt:

MVP

MVP steht für „minimal viable product“. Dieser Begriff kommt aus der Softwareentwicklung. Dementsprechend ist es das Ziel eine minimal funktionsfähige Installation vorzunehmen. Dadurch ist es möglich, mit minimalem Aufwand den Kundenbedarf zu decken. Damit ist die Basis für eine Neustrukturierung der Kommunikation des Kunden und für eine Verbesserung der Kollaboration gelegt.

Vollständige Implementierung

Bei einer vollständigen Implementierung begleiten wir unsere Kunden von der Analyse der aktuellen Kommunikation bis zur unternehmensweiten Nutzung. Neben der Definition der genauen Ziele ist eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter anzustreben. Dabei sind grundlegende Regeln und Verantwortlichkeiten zu definieren und umzusetzen. Abschließend ist eine regelmäßige Kontrolle und notwendige Anpassung zur Steigerung der Effizienz unumgänglich.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass im Idealfall eine Analyse- und Konzeptionsphase der Umsetzung und Implementierung voraus geht. Dadurch bleibt die Nutzung von Microsoft Teams nicht nur ein Vehikel zur Bewältigung der Kommunikation aus dem Homeoffice während der Coronakrise sondern trägt langfristig durch eine Vereinfachung und Verbesserung der Zusammenarbeit zum Unternehmenserfolg bei.

Microsoft Teams: Darauf freuen wir uns in 2020!

Microsoft Teams Neuerungen 2020 AGIQON BlogTeams ist eine Kommunikationsplattform von Microsoft, die der Verbesserung der Zusammenarbeit in Unternehmen dient. Mitglieder können eine Chatfunktion nutzen, gemeinsam an Dateien arbeiten und innerhalb eines Teams Kanäle einrichten.

Einfache Anwendung von Microsoft Teams

Wir sind von der einfachen Anwendung des Produktes im Unternehmen begeistert. Teams steigert die Effizienz der Kommunikation ebenso wie das Arbeiten. Umso mehr freuen wir uns auf die Features, die Microsoft in Teams im Laufe des Jahres integrieren wird.

Anlegen privater Kanäle

Ein neues Feature ermöglicht es private Kanäle innerhalb eines Teams anzulegen. Das heißt, dass ausgewählte Personen innerhalb eines Kanals miteinander in Kontakt treten können. Dazu muss kein eigenes Team angelegt werden, vielmehr müssen alle Mitglieder Zugriff auf den bestimmten Kanal haben. (Beispielvideo)

Separate Fenster im Multiwindow öffnen

Multiwindow erleichtert die alltägliche Arbeit mit Teams, wodurch mehrere Fenster separat geöffnet werden können. Hierdurch kann der Benutzer ein Dokument einfach parallel zur Chat Funktion einsehen und bearbeiten. Dies ermöglicht einen schnellen Wechsel zwischen der Chat Funktion und der Bearbeitung von Dokumenten. (Beispielvideo)

Abstimmungen und Umfragen

Abstimmungen und Umfragen innerhalb eines Teams lassen sich in Zukunft direkt in der Anwendung erstellen. Somit muss nicht mehr auf externe Portale zurückgegriffen werden. Zudem finden sich auch die Antworten an einem zentralen Ort in dem Produkt. (Beispielvideo)

Microsoft Teams überzeugt mit neuer Aufgabenverwaltung

Eine der größten Neuerungen wird das neue Aufgaben-Fenster sein. Dort vereint Microsoft alle Aufgaben aus den Produkten To Do, Planner, Outlook und den Teams-Kanälen. Dadurch bekommt der Anwender die Möglichkeit, all seine Aufgaben an einem zentralen Ort einzusehen und zu bearbeiten. (Beispielvideo)

Link-Überwachung in Microsoft Teams

Mit der neuen Funktion „Safe links“, welche Bestandteil der Office 365 Advanced Threat Protection ist, wird aktiv überwacht, ob sich hinter einem geposteten Webseiten-Link ein mögliches Sicherheitsrisiko verbirgt. (Beispielvideo)

Kanäle anheften

Um die Übersicht weiter zu verbessern, führt Microsoft die Funktion ein, seine wichtigsten Kanäle im linken Menü anzuheften. Dies ist vergleichbar mit den Favoriten in Outlook. Somit wird die Bedienung immer intuitiver. (Beispielvideo)

Windows 7 Extended Security Update-Programm (ESU)

Microsoft Windows 7 Extended Security Update-Programm AGIQON BlogLaut Microsoft waren Ende Oktober 2019 noch 27% aller Desktop-Systeme mit Windows 7 ausgestattet. Mit Ablauf des Supports zum 14.01.2020 sind weiterhin viele Systeme mit Windows 7 im Einsatz. Aus diesem Grund bietet Microsoft seit dem 2. Dezember 2019 das so genannte Windows 7 Extended Security Update-Programm (ESU) zum Kauf an.

Windows 7 Extended Security Update-Programm (ESU) – Laufzeit & Kosten

Das Ziel des ESU besteht darin, vor allem Firmenkunden mehr Zeit für die Umstellung auf Windows 10 zu geben. Die zusätzliche Bereitstellung von Windows Sicherheitsupdates wird im Rahmen des Programms voraussichtlich bis Januar 2023 ermöglicht. Um zu verhindern, dass die Kunden die Ablösung von Windows 7 weiter verschleppen, wird diese Zusatzleistung nicht kostenlos angeboten. Es werden Gebühren pro Computer und pro Jahr fällig. Zu beachten ist, dass der Preis von Jahr zu Jahr steigt.

Erweiterung des ESU auf KMU

Das ESU war ursprünglich nur für Großkunden mit einem Volumenlizenz-Vertrag gedacht. Microsoft hat hier aber schnell festgestellt, dass dies auch ein Thema von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist. Kunden aus diesem Bereich können das ESU über Microsoft Partner, welche Teil des Cloud Solution Provider-Programms (CSP) sind hinzubuchen. AGIQON ist auch CSP und steht Ihnen bei der Beantragung des ESU-Programms gerne zur Verfügung.

Technische Maßnahmen erforderlich

Um am ESU teilzunehmen sind auch technische Maßnahmen auf den entsprechenden Geräten notwendig. Hierzu hat Microsoft Updates freigegeben, welche die betroffenen Systeme entsprechend darauf vorbereiten. Diese sind unter den KB-Nummern KB4474419, KB4490628, KB4516655 und KB4519976 zu finden. Neben den Updates wird auch ein eigener ESU-Aktivierungsschlüssel benötigt, welcher auf den Systemen installiert und aktiviert werden muss.

Windows 7 Extended Security Update-Programm (ESU) und Office 365

Für Office 365 stellt Microsoft weiterhin Sicherheitsupdates auf Windows 7 Geräten – auch außerhalb des ESU – bereit. Dies betrifft aber ausschließlich Sicherheitsupdates. Feature Updates werden für Office 365 in veralteten Systemen nicht verteilt.

Microsoft Office 365 – Auf die Implementierung kommt es an

Microsoft bietet mit seiner Cloud-Lösung ein beeindruckendes Fundament für eine innovative Unternehmens-IT an. All zu oft finden wir bei Neukunden aber eine sehr lückenhafte Implementierung von Microsoft Office 365 vor.

Microsoft Office 365 - Auf die Implementierung kommt es an

„Word und Excel als Abo“

Die wohl häufigste Aussage ist, dass Office 365 schlichtweg „Word und Excel als Abo“ sei. Zudem wird der Zugriff auf Outlook über den Browser gerne als zentraler Nutzen kommuniziert. Weiterhin finden wir häufig „hybride“ Umgebungen vor. Während alte Computer noch auf gekauften Office-Lizenzen laufen, werden neue Rechner mit Office-365-Lizenzen ausgestattet.

Die Vorteile von Microsoft Office 365 werden ignoriert

Eine wie oben beschriebene Annäherung an Office 365 ist Stückwerk. Die Vorteile der Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) kommen in solchen Fällen nicht zum Tragen. Die nur in der Cloud verfügbaren Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams sind häufig gar nicht in Benutzung. Wenn man den Unterschied zwischen der Miete von Office 365 und dem Kauf von Office 2019 auf die Zahlweise reduziert, ist das inhaltlich ein großer Fehler. Zudem ist es dann unserer Meinung nach kaufmännisch keine rationale Handlung, die SaaS-Variante zu wählen.

Umstieg ist eine strategische Entscheidung

Ein Umstieg auf Microsoft Office 365 in einem Unternehmen darf nicht spontan beim Austausch von Hardware an einzelnen Computern initiiert werden. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine strategische Entscheidung. Häufig ist die Entscheidung für die SaaS-Office-Suite von Microsoft der erste Schritt eines Unternehmens in die Public Cloud. Ein Grund für den Schritt in die Public Cloud ist z.B. die einfache Skalierbarkeit. Außerdem ist der Zugriff auf Daten ohne lästige VPN-Einwahl möglich. Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass man unabhängig von Endgeräten und Ort an Dokumenten arbeiten kann. Darüber hinaus ist es möglich gleichzeitig mit mehreren Benutzern an einem Dokument zu arbeiten. In einer gut implementierten Public-Cloud-Umgebung verschmelzen die Grenzen zwischen Endgeräten und Arbeitsplätzen. Weitere Vorteile von Microsoft Office 365 haben wir auf einer separaten Webseite für Sie gesammelt.

Die richtige Implementierung von Microsoft Office 365

Eine Analyse des Unternehmens und der existierenden Prozesse bildet die Grundlage für eine saubere Implementierung. Neben dem Status Quo bedarf es auch einer klaren Zielformulierung. Hierbei ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse zu digitalisieren. Des Weiteren stellt die Kollaboration einen zentralen Mehrwert von Microsoft Office 365 dar. Diese muss bei der Konzeption ein zentraler Bestandteil sein. Die Produkte Teams und SharePoint im Zusammenspiel mit To-Do und Outlook stehen hier als technische Basis im Portfolio von Office 365 zur Verfügung. Da die lokale IT nach einer Umstellung weniger Ressourcen benötigt, ist hier Potential zum Sparen vorhanden. Zuletzt gilt es die Benutzer in ihren jeweiligen Bereichen umfassend zu schulen. Nur so kann das Produkt am Ende seine volle Leistung entfalten.

Support Ende für einige Microsoft Produkte 2020

Microsoft stellt den Support für einige seiner Produkte ein. Dazu zählen Windows 7, Windows Server 2008, Exchange Server 2010 und SharePoint 2010. Das bedeutet, dass für diese Microsoft Produkte keine Updates mehr zur Verfügung gestellt werden. Die weitere Nutzung ist möglich, bringt aber einige Risiken mit sich. Wir bringen Sie auf den aktuellen Stand.

Wann endet der Support der Microsoft-Produkte?

Für die Produkte (Windows 7, Windows Server 2008, Exchange Server 2010 und SharePoint 2010) endet der Support am 14. Januar 2020. Microsoft empfiehlt Nutzern dieser Produkte vor Januar 2020 zu wechseln. Außerdem wird 2020 auch der Support für Microsoft Office 2010 eingestellt. Dieser endet zum 13. Oktober 2020.
Unternehmen erhalten für Windows 7 unter gewissen Voraussetzungen noch bis Januar 2023 den erweiterten Support von Microsoft. Dafür ist aber ein Volumenlizenzvertrag und die Verwendung von Windows 7 Professional oder Enterprise nötig.

Was bedeutet das Ende des Supports für Sie bzw. Ihr Unternehmen?

Es bedeutet, dass Microsoft für diese Produkte keine Patches und Updates mehr zur Verfügung stellt. Dadurch ist die Sicherheit der Produkte nicht mehr gewährleistet. Somit können persönliche Daten, Kundendaten und auch geistiges Eigentum von Ihnen oder Ihren Kunden leichter in die falschen Hände geraten. Außerdem stellt Microsoft den Kundensupport zu den Produkten ein.

Upgrade Windows 7 auf Windows 10

Microsoft hat bis zum 29. Juli 2016 die Möglichkeit eines kostenlosen Upgrades auf Windows 10 angeboten. Für alle, die dieses Angebot nicht genutzt haben, bestehen zwei Möglichkeiten. Entweder müssen sie die Vollversion von Windows 10 erwerben und installieren oder einen neuen PC mit Windows 10 kaufen. Alternativ besteht für Nutzer mit einer Office 365 Business Lizenz die Möglichkeit darüber ein kostenloses Upgrade zu erhalten.

Wechsel von Exchange Server 2010 zu Office 365

Hier empfiehlt sich mit Blick in die Zukunft die Migration zu Office 365. Exchange Server 2010 wird noch auf einem lokalen Server betrieben, während dies bei Office 365 online geschieht. Sie sparen sich nicht nur die Kosten für den Betrieb eines lokalen Servers, sondern können von Kollaboration und Effizienzgewinnen profitieren. Außerdem haben Sie durch Office 365 immer die neusten Updates und Funktionen zur Verfügung. Wir unterstützen Sie gerne bei der Migration der Daten und dem Wechsel zu Office 365.

Unser Empfehlung

Steigen Sie schnellstmöglich um. Durch einen Wechsel können Sie von neuen, innovativen Lösungen profitieren. Zudem wird weiterhin die größtmögliche Sicherheit gewährleistet. Falls Sie mehr erfahren möchten oder wissen möchten, wie wir Sie bei einem Wechsel unterstützen, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.

Support Ende

Microsoft Partner für kleine und mittlere Unternehmen

Microsoft PartnerDie Produkte von Microsoft kennt so gut wie jeder und sie sind auch in den meisten Unternehmen präsent. Dabei erleichtern sie die Arbeit und helfen bei der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Ebenso zeichnen sich die Produkte durch gut durchdachte Konzepte, Sicherheit und Zuverlässigkeit aus. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Produkten ist zudem sehr gut. Als Microsoft Partner liefern wir Ihnen die Produkte von Microsoft und ebenso den nötigen Support.

Was bedeutet „Microsoft Partner“?

Als Partner wurden unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen von Microsoft geprüft. Dabei mussten wir unser Können unter Beweis stellen und Referenzen von Kunden liefern. Danach wurden wir als Silber Partner für kleine und mittelständige Unternehmen zertifiziert. Das heißt, dass wir Microsoft Office 365 basierte Cloud- und Hybrid-Lösungen einsetzen und verkaufen können. Dabei ermitteln unsere Mitarbeiter die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Danach liefern wir Ihnen aufgrund unserer Erfahrungen mit den Microsoft Produkten Empfehlungen, welche Produkte Sie benötigen. Dabei statten wir Sie mit den richtigen Lizenzen aus. Zudem richten wir die Software bei Ihnen ein und liefern Ihnen den nötigen Support. Wir optimieren somit Ihre Prozesse mit Hilfe der Produkte von Microsoft. Damit bleiben Sie wettbewerbsfähig und profitieren von den Vorteilen der Microsoft Lösungen.

Vorteile der Office 365 Lösung

  • Alle Microsoft Produkte in der aktuellsten Version
  • Schnelle Einrichtung und Nutzung der Anwendungen
  • Cloud-basierte Lösung
  • Zugriff von überall auf Ihre Daten
  • Kosten sind gut kalkulierbar (Abrechnung durch Abonnement)
  • Verschiedene Lizenzmodelle für Ihre Bedürfnisse
  • Weniger Hardware- und Energiekosten
  • Einfach neue Lizenzen hinzubuchen
  • Lizenzen können auf mehreren Endgeräten genutzt werden

Unsere Support Leistung für Sie

Wir sind 365 Tage im Jahr für unsere Kunden erreichbar. Per Fernwartung können wir 94 % der Anfragen (Tickets) lösen. Bei uns eingehende Tickets werden in 83 % aller Fälle in den ersten 15 Minuten erfolgreich erledigt. Die durchschnittliche Reaktionszeit auf E-Mails liegt bei 7 Minuten innerhalb unserer Geschäftszeiten. Die Wartezeit bei unserer Kundenhotline liegt bei ca. 32 Sekunden. Zudem haben wir als Partner 24 Stunden Zugang zum Microsoft Support und Zugriff auf das Microsoft Partner Netzwerk.

Sie wollen mehr erfahren? Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.