Einkauf – SAP Business ByDesign

Einkauf

Als Unternehmen sind Sie oft nur so gut wie Ihre Lieferanten. Das heißt, dass die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen häufig von der Schnelligkeit und den Preisen der Lieferanten abhängt. SAP Business ByDesign unterstützt Sie dabei Ihren Einkauf zu verbessern. Erhalten Sie einen kompletten Überblick über Lieferanten und Bestellungen. Somit verbessern Sie Ihre Prozesse und senken die Kosten.

Strategischer Einkauf

Verwalten Sie Ihre Lieferanten und Produkte mit SAP Business ByDesign. Dabei sind alle Daten zentralen an einem Ort abgelegt. Informationen sind so schnell und leicht verfügbar. Dies hilft Ihnen bei Verhandlungen mit neuen und alten Lieferanten. Zudem haben Sie alle von den Lieferanten zugesicherten Leistungen im Blick. Finden Sie mit Hilfe des Systems den am besten Lieferanten. Dabei können Sie Preise, Rabatte und Lieferzeiten berücksichtigen. Die Findung der Bezugsquelle können Sie automatisch oder manuell durchführen. Bei der automatischen Findung sucht sich das System die Bezugsquelle aus einem vorher festgelegten Pool heraus. Bei der manuellen Bearbeitung schlägt das System die am besten geeigneten Lieferanten vor. Sollte kein passender dabei sein, können Sie direkt eine Ausschreibung auslösen.
Des Weiteren können Sie Kontrakte mit den Lieferanten anlegen. Hier legen Sie die passenden Konditionen fest und profitieren so von den dort festgelegten Preisen.

Operativer Einkauf

Bei sich wiederholenden Bestellungen und Einkäufen kann durch Automatisierungen Zeit eingespart werden. Mit SAP Business ByDesign optimieren Sie so Ihren Einkauf.  Sie können einstellen, wann und ob das System eine Bestellung automatisch oder manuell anlegen soll. Die Bestellung kann so automatisch als Folge eines Angebots oder einer Bestellanforderung ausgeführt werden. Zudem kann das System die Bezugsquelle automatisch aus einem vorher festgelegten Pool ermitteln. Aber auch hier ist eine manuelle Auswahl möglich. Eine weitere Automatisierung liefert das System bei der Rechnungsprüfung. Dabei vergleicht das System die Rechnungen von Lieferanten mit den vorherigen Belegen. Ausnahmen, bspw. Abweichungen, erkennt das System und nur dann muss Ihr Mitarbeiter manuell eingreifen. Die Rechnungen werden dann auch automatisch gebucht, wenn die Ware eingegangen ist.

Self-Service Beschaffung

Hiermit optimieren und beschleunigen Sie Ihren Einkaufsprozess. Ihre Mitarbeiter können Anforderungen für Waren und Dienstleistungen stellen. Dies funktioniert ähnlich, wie das Einkaufen im Internet. Die Mitarbeiter legen die Produkte in den Einkaufswagen und können diese dann anfordern. Dabei können Limits (z. B. Ausgabelimit) festgelegt werden. Solange der Wert unter dem Limit ist, wird die Anforderung automatisch genehmigt. Ist er darüber, bedarf es einer Genehmigung des Vorgesetzten. Die Mitarbeiter können diesen Prozess für sich, Kollegen oder Projekte durchführen.

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Lesen Sie auch unseren Blogartikel über die Verwaltung Ihrer Finanzen mit SAP Business ByDesign.

Finanzen – SAP Business ByDesign

Finanzen stellen in jedem Unternehmen ein zentrales Thema dar. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen ganzheitlichen und aktuellen Überblick über alle Finanzdaten zu haben. SAP Business ByDesign hilft Ihnen hierbei z. B. durch Berichte in Echtzeit. Diese verschaffen Ihnen einen Überblick über Ihre Finanzen. Dabei kommt ein zentraler Vorteil von SAP Business ByDesign zum Tragen. Alle Geschäftsprozesse sind von Anfang bis Ende im System abgebildet und miteinander verknüpft. Das bedeutet, dass SAP Business ByDesign Ihre Finanzprozesse nahtlos mit Prozessen in Bereichen wie z. B. Einkauf oder Verkauf integriert. Für einen ersten Eindruck schauen Sie sich gerne auch unsere eigenen Erfahrungen mit SAP Business ByDesign an.

Finanzen

Überblick über Ihre Finanzen

Durch die Verknüpfung aller Geschäftsprozesse gibt es nur eine zentrale Quelle für Unternehmensdaten. Diese Quelle ist das zentrale Hauptbuch mit den entsprechenden Nebenbüchern. Diese Bücher verfügen dabei alle über eine standardisierte Buchführung. Des Weiteren ist dies auch die Grundlage für die Berichte in Echtzeit. Dadurch ist es jederzeit möglich, einen aktuellen und einheitlichen Überblick über die Finanzen in Ihrem Unternehmen zu haben. Somit können Sie schnell auf Ereignisse reagieren und die richtigen Entscheidungen treffen. Dabei können die Berichte durch viele Filter in einem hohen Detailgrad betrachtet werden. Des Weiteren können Sie auch eigene Berichte im System erstellen. Somit können Sie die für sich relevanten Daten auswählen und betrachten.

Cashflow Management

Behalten Sie die Liquidität Ihres Unternehmens immer im Blick. SAP Business ByDesign ermöglicht Ihnen dabei Analysen und Auswertungen des Liquiditätsstatus. Somit wissen Sie stets, wie liquide Ihr Unternehmen ist. Des Weiteren unterstützt Sie das System bei der Nachverfolgung und der Optimierung des Cashflows. Zusätzlich dazu haben Sie die Möglichkeit, alle Forderungen und Verbindlichkeiten zentral zu verwalten und zu kontrollieren. Dabei werden Aufgaben dort automatisiert, wo es Sinn macht. Hier bietet Ihnen das System z. B. automatische Mahn- und Zahlungsläufe. Folglich werden diese Prozesse schneller und effizienter gestaltet.

Einfache Verwaltung Ihrer Steuern

Steuern rechtzeitig und korrekt anzumelden ist sehr wichtig, da sonst Strafen drohen. SAP Business ByDesign unterstützt Sie dabei, dass Ihnen das nicht passiert. Sie können im System Steuererklärungen anlegen und bearbeiten. Dabei haben Sie die Möglichkeit länderspezifische Funktionen zu nutzen. Zusätzlich erleichtert Ihnen das System die Kommunikation mit den Steuerbehörden. Durch diese Funktionen können Sie Zeit einsparen. Außerdem besteht die Möglichkeit, über Überwachungsfunktionen alle Prozessschritte zu prüfen und nachzuverfolgen.

Nutzung verschiedener Standards für die Rechnungslegung

SAP Business ByDesign ermöglicht es Ihnen, länderspezifische Standards für die Rechnungslegung zu nutzen. Dies wird durch das zentrale Hauptbuch ermöglicht. Hierdurch kann die Finanzbuchhaltung z. B. nach deutschen und / oder internationalen (IFRS) Vorschriften geführt werden.

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Warum sollte man ein Cloud ERP System nutzen?

Unternehmen sind durch Digitalisierung und verändertes Verhalten der Nutzer zum Umdenken gezwungen. Ein Cloud ERP System bietet dabei große Vorteile. Es erleichtert viele Geschäftsprozesse. Kosten können dadurch gesenkt und Einsparungen erreicht werden. Auch wir arbeiten in unserem Unternehmen mit einem Cloud ERP System. Für einen ersten Eindruck schauen Sie sich gerne unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign an.

„Der PC war einmal das Zentrum. Dieses Modell ist Vergangenheit.“
Steve Jobs bei der Vorstellung der „iCloud“ 2011

Cloud ERP System – Die Vorteile

Kosten

Ein Cloud Anbieter stellt die Hardware für das System zur Verfügung, d. h. der Nutzer braucht keine eigene IT Infrastruktur. Als Anfangsinvestition fällt somit nur eine einmalige Gebühr an. Die weiteren Kosten sind in einer monatlichen Pauschale enthalten. Deshalb sind sie sehr gut einzuplanen.

Wissen von IT-Spezialisten

Der Nutzer muss kein eigenes Fachpersonal für Betrieb und Wartung des Systems einstellen. Dies geschieht durch IT Spezialisten im Rechenzentrum des Anbieters. Ebenso halten diese Mitarbeiter das System durch Updates immer auf dem neuesten Stand. Die Kosten für diese beiden Punkte sind in der monatlichen Pauschale schon inbegriffen.

Aufbau in Module

Ein Cloud ERP System ist in verschiedene Module aufgeteilt. Der Kunde kann hierbei den Umfang nach den eigenen Bedürfnissen anpassen. Das heißt es muss nur der genutzte Umfang bezahlt werden. Aufgrund des Aufbaus in Module ist es jederzeit möglich den Umfang zu erweitern bzw. zu verringern.

Verfügbarkeit und Datensicherheit

Cloud ERP Systeme werden in speziellen Rechenzentren betrieben. Dadurch wird eine hohe Ausfallsicherheit gewährt. Die Rechenzentren bieten zudem die höchsten Sicherheitsstandards. Sensiblen Firmendaten sind dadurch umfassend geschützt. Eine Wiederherstellung der Daten im Schadensfall ist daher schnell und unkompliziert möglich.

Mobile Verfügbarkeit

Home Office und mobiles Arbeiten sind in der heutigen Zeit zentrale Anforderungen. Der Zugriff auf das System ist über mobile Endgeräte oder den Webbrowser möglich. Folglich kann unabhängig vom Ort und zu jeder Zeit darauf zugegriffen werden. Dies ist bspw. auch für die Arbeit direkt beim Kunden von Vorteil.

Übersichtlichkeit

Ein schneller und umfassender Überblick über alle relevanten Geschäftszahlen ist sehr wichtig. Diesen liefert Ihnen das Cloud ERP System. Alle wichtigen Informationen sind durch übersichtliche Dashboards auf einen Blick zu sehen. Der Nutzer kann hierdurch optimale Entscheidungen treffen.

Optimieren von Geschäftsprozessen

Cloud ERP Systeme bilden Geschäftsprozesse vollständig ab. Dadurch werden diese Prozesse wesentlich effizienter und effektiver gestaltet. Auf diese Weise werden Arbeitsschritte optimiert. Zudem verbessert sich die Zusammenarbeit im Betrieb.

Unser Cloud ERP System

SAP Business ByDesign Logo

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Erfahrungen mit SAP Business ByDesign

In den letzten drei Jahren sind wir von fünf auf achtzehn Mitarbeiter gewachsen. Jedoch ist unsere IT nicht skaliert. Dies zeigte sich in vielen Prozessen. Beispielsweise benötigten Rechnungen und Zeiterfassung einen hohen manuellen Aufwand. Zudem war die Auswertung von Unternehmenskennzahlen komplex. Hierzu war der Zugriff von unterwegs nur bedingt möglich. Zuletzt fehlte Transparenz in manchen betrieblichen Abläufen. Um diese Aufgaben zu lösen, begaben wir uns auf die Suche nach einer umfassenden Lösung, mit der wir alle Unternehmensbereiche steuern können. Im Folgenden beschreiben wir unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign.

Die Anforderungen

Zuerst ist eine zentrale Datenquelle wichtig. Im Grunde genommen können nur so Insellösungen abgebaut werden. Zeitgleich ist DSGVO und Compliance in aller Munde. Natürlich soll die Lösung nicht nur in diesem Punkt mit allen Richtlinien konform sein. Aus Erfahrung nimmt zum Beispiel das Anlegen von neuen Benutzern stets viel Zeit in Anspruch. Im Jahr 2018 ist dies für uns nicht zeitgemäß. Außerdem stellt der mobile Zugriff einen wichtigen Punkt dar. Nicht nur Kennzahlen und Finanzdaten müssen jederzeit verfügbar sein. Zuletzt muss die Lösung mit uns mitwachsen.

Erfahrungen mit SAP Business ByDesign Logo

Die Lösung und unsere Erfahrungen mit SAP Business ByDesign

Für uns war schnell klar, dass wir in die Cloud gehen. Aber nicht irgendeine Cloud, sondern eine, der wir vertrauen können. Nach vielen Analysen entschieden wir uns für die Lösung vom Marktführer. Unsere Lösung heißt SAP Business ByDesign. Innerhalb von drei Monaten ist das System voll in unseren Alltag integriert. Wir können es uns nun gar nicht mehr vorstellen, ohne die Lösung zu arbeiten. Jeder Prozess der AGIQON ist abgebildet. Jeder Mitarbeiter hat von überall Zugriff. Insellösungen sind für uns ein Fremdwort. In Echtzeit hat das Management stets einen Überblick über alle Finanzkennzahlen. Die Buchhaltung läuft im Hintergrund automatisiert. Dadurch entfällt auch lästiges händisches Buchen von Belegen. Die insgesamt gewonnene Effizienz ist täglich mess- und fühlbar. Abschließend unterstützt uns die Lösung, noch agiler und effizienter zu arbeiten.

Wir sind absolut begeistert. Aus diesem Grund und unseren Erfahrungen mit SAP Business ByDesign sind wir selbst Partner für die Implementierung geworden. Kommen Sie auf uns zu und lassen Sie sich mitreißen.

Individualsoftware für Spedition / Kurier

In den vergangenen Monaten haben wir für einen Kunden aus der Logistikbranche (Spedition / Kurier) eine browserbasierte Individualsoftware entwickelt.

Anforderung des Kunden

Unser Kunde kontaktierte uns mit der Anforderung, ein Programm zur Erfassung der Sendungsdaten zu entwickeln. Folgende Punkte stellen die Kernfunktion der Software da:

  • Der Kunde kann beliebig viele Adressen speichern. Stammkunden müssen also in Zukunft nur einmal angelegt werden. Danach können sie aus einer Liste ausgewählt werden.
  • Anhand der Größe und des Gewichtes der Sendungen entscheidet das Programm, welcher globale Dienstleister die Sendung erhält.
  • Es ist möglich, beliebig viele Pakete einer Sendung mit individuellen Eigenschaften anzulegen. Hierzu zählen z.B. Abmessungen, Gewicht und Inhalt.
  • Der Endkunde kann auf Knopfdruck Versandlabels und Proforma Rechnung erstellen.
  • Die Software überträgt alle relevanten Daten automatisiert in die Speditionssoftware und in die ERP Software unseres Kunden.

Workshop vor Projektbeginn

Wir handhaben es bei individuellen Programmierungen stets so, dass wir vor Projektbeginn einen Workshop abhalten. Auch in diesem Projekt fand ein ganztägiger Workshop statt in dem wir jede einzelne Funktion des Programms gemeinsam besprochen haben.

Entwicklung der Individualsoftware

Unser Entwicklungsteam entschied sich gemeinsam mit dem Kunden für eine webbasierte Umsetzung auf Basis des Zend Framework 3.0. Außerdem war es uns wichtig, die Bedienung intuitiv mit möglichst vielen auf Ajax basierenden Elementen umzusetzen. Nach einer mehrwöchigen internen Testphase, startete der Test mit fünf produktiven Kunden. Nachdem alle praxisnahen Anpassungen nach der ersten Testphase angepasst wurden, haben wir das Projekt auf alle Kunden der Spedition erweitert. Die Software ist optisch schlicht gehalten – in den Leitfarben der CI des Kunden.

Individualsoftware für die Sendungserfassung einer Spedition / KurierUnsere Software in der Praxis

Das Projekt ist nun schon seit über drei Monaten bei allen Kunden aktiv. Anfangs war es für einige Kunden noch ein wenig neu, Pakete über das Internet anzumelden. Zuvor griff man zum Telefonhörer – nun öffnet man den Browser und erfasst alle Daten.

Die Software bietet sowohl der Spedition als auch den Kunden der Spedition drei große Vorteile. Erstens sparen sich beide Parteien viel Zeit. Zweitens entstehen nun keine Fehler mehr bei der Auswahl der Zustelltarife. Drittens sind die einzelnen Schritte nun zeitlich besser nachvollziehbar.

HW ist ab sofort Shopware Partner

Seit Beginn dieses Jahres sind wir Business Partner der shopware AG. In den vergangenen Jahren haben wir rund 100 Shops in den Shopsystemen Magento, xt:Commerce, WooCommerce und Shopware umgesetzt. Seit längerem haben wir die rasante Entwicklung der shopware AG verfolgt. Mit Release der Version 5 von Shopware, ist das Produkt in unseren Augen endgültig an der Spitze seines Marktsegments angekommen. Daher haben wir uns als Team dazu entschlossen, als Shopware Partner noch intensiver auf das Produkt zu setzen.

HW Logo und Shopware Partner LogoSchulungen für Shopware Partner in Schöppingen

Im Februar 2017 waren wir an insgesamt sechs Schulungstagen zu Gast in der Firmenzentrale der shopware AG in Schöppingen. Der dienstälteste Mitarbeiter aus unserem Web-Team, Steffen Janssen, absolvierte die Schulungen und Prüfungen zum Certified Developer, Certified Developer Advanced, Certified Template Designer und Certified Template Developer. Unser Geschäftsführer Sebastian Holzhüter nahm an der Certified Partner Schulung teil. Da es sich bei den von uns besuchten Veranstaltungen um alle verfügbaren Zertifizierungen handelt, werden wir nun mit diesen Angaben auf der Webseite der shopware AG gelistet.

Unser Eindruck von der shopware AG

Die shopware AG präsentierte sich uns als hochmodernes, attraktives Unternehmen. Obwohl das Münsterland und das direkte Umland von Schöppingen nicht gerade das Flair des Silicon Valley versprühen, verschwindet der ländliche Charme, wenn man das moderne Firmengebäude erblickt. Sobald man das Gebäude betreten hat, springt endgültig der Funke auf einen über. Ein einladender großer Raum mit Empfang, hochmoderne (teils selbst in Hackathons entwickelte) Küchengeräte, Lounges, Gemeinschaftsräume, Tischkicker, Tischtennisplatten, Konsolen – es fühlt sich hier definitiv nach Silicon Valley an! Das junge, freundliche und aufgeschlossene Team rundet den positiven Gesamteindruck ab.

Warum gerade Shopware?

Neben den im letzten Absatz genannten weichen Fakten, sprechen unserer Meinung nach auch die harten Fakten für Shopware. Zuerst möchten wir an dieser Stelle den sauberen und gut dokumentierten Code erwähnen. Die lebendige Community rund um Shopware ist ein weiteres Plus. Die Anzahl der verfügbaren Plug-Ins steigt täglich weiter an. Die Verfügbarkeit des Supports überzeugte uns in der Praxis bisher nachhaltig. Die Tatsache, dass es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, das die deutsche Rechtsprechung beachtet, rundet das positive Gesamtbild ab. Der eigentliche Kern der aktuellen Shopsysteme macht nicht den Unterschied der am Markt konkurrierenden Produkte aus. Unter dem Strich ist es das Gesamtpaket, das rund um den starken Kern geschnürt wird, das Shopware in unseren Augen zum aktuell besten Shopsystem in seinem Segment macht.

Unsere Dienstleistungen im Überblick

Wie bereits erwähnt, haben wir in den letzten Jahren rund 100 Shops umgesetzt. Einfache B2B und / oder B2C Shops stellen uns mit unserer Erfahrung vor keine großen Herausforderungen. Vor allem die Schnittstellen zu ERP Systemen sind häufig sehr komplex. Auch wenn in diesem Bereich jedes Projekt individuell ist, hilft Erfahrung hier ungemein. Insbesondere im Zusammenspiel mit Sage als ERP System haben wir reichlich Erfahrungen gesammelt. Wir freuen uns darauf als Shopware Partner noch mehr Kunden zum Erfolg im Internet zu verhelfen.

Schnittstelle von SAP Ariba zu Sage

Für einen Kunden, der als ERP-Software Sage Office Line verwendet, haben wir in den vergangenen Monaten eine Schnittstelle zu SAP Ariba entwickelt. Hierbei wurde sowohl der Import von Bestellungen aus SAP in Sage als auch der Export von Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus Sage in SAP umgesetzt. Unser Kunde hat eine vollautomatische und wartungsarme Schnittstelle von uns gefordert.

Der Prozess: SAP Ariba zu Sage Office Line

Nachdem eine Bestellung ausgelöst wurde, generiert SAP Ariba eine cXML Datei und übermittelt diese an unseren XML Service. Unser Tool liest die cXML Datei ein. Diese wird dann in Sage weiterverarbeitet. SAP Ariba erwartet eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung, die wiederum mittels cXML übertragen werden. Der Status der einzelnen Bestellungen kann jederzeit online eingesehen werden.

Unser Lösungsansatz

Da es am Markt keine passende Lösung gibt, haben wir uns gemeinsam mit unserem Kunden zur Entwicklung eines umfassenden Spezialtools entschieden. Aufgrund der Komplexität greifen an verschiedenen Stellen Komponenten in den Prozess ein, die auf JAVA, C# und VB.NET basieren. Zudem bieten wir unserem Kunden ein zentrales Tool zu Verwaltung der Schnittstelle (siehe Bild unterhalb dieses Beitrages).

Wachsender Bedarf an Individualsoftware

Am Markt ist ein wachsender Bedarf an individuellen Softwarelösungen zu spüren. Einerseits werden als Basis immer häufiger die starren und standardisierten Programme der großen Hersteller eingesetzt. Andererseits werden beim Endkunden immer mehr angepasste Lösungen eingerichtet. Hierdurch entsteht ein immer größerer Bedarf an Software, die gemäß dem Wunsch des Kunden entwickelt werden muss. Diese Software muss es ermöglichen, dass angepasste Lösungen mit Industriestandards kommunizieren.

Erste Erfahrungen mit dem Tool

Unsere Lösung zum Import und Export der Daten von SAP Ariba zu Sage, ist nun seit einigen Wochen im produktiven Einsatz. Da dem Produktivbetrieb eine ausführliche Testphase vorausging, sind in den ersten Tagen nur sporadisch Probleme aufgetreten. Aufgrund der unterschiedlichen maximalen Größe der Datenbankfelder in Quell- und Zielsystem, ist in Einzelfällen eine Anpassung von Datensätzen notwendig. Denn SAP Ariba erwartet stets identische Werte bei den gesendeten und empfangenen Inhalten. Somit sollte schon beim Einpflegen der Daten die maximale Feldlänge der beiden Datenbanken berücksichtigt werden.

Ausblick – Weitere Software bereits in Entwicklung

Wir entwickeln aktuell bereits zwei weitere Tools für Kunden. Zudem sind wir in konkreten Planungen für weitere Projekte. Unsere Kunden schätzen die Vorteile der perfekt angepassten Software. Erstens sparen sie durch sie Zeit und somit Geld. Zweitens bieten sie ihren Kunden einen Mehrwert. Drittens entsteht für sie eine bessere Position am Markt. Wir entwickeln die Tools in den gängigen Sprachen. Zum Beispiel in JAVA, C#, PHP und VB.NET. Das nächste Programm, das wir fertigstellen werden, wird aus einem Onlineshop heraus mit einem SAP System Daten austauschen.

HW Import Export Interface SAP Ariba Sage