Microsoft bietet mit seiner Cloud-Lösung ein beeindruckendes Fundament für eine innovative Unternehmens-IT an. All zu oft finden wir bei Neukunden aber eine sehr lückenhafte Implementierung von Microsoft Office 365 vor.

„Word und Excel als Abo“

Die wohl häufigste Aussage ist, dass Office 365 schlichtweg „Word und Excel als Abo“ sei. Zudem wird der Zugriff auf Outlook über den Browser gerne als zentraler Nutzen kommuniziert. Weiterhin finden wir häufig „hybride“ Umgebungen vor. Während alte Computer noch auf gekauften Office-Lizenzen laufen, werden neue Rechner mit Office-365-Lizenzen ausgestattet.

Die Vorteile von Microsoft Office 365 werden ignoriert

Eine wie oben beschriebene Annäherung an Office 365 ist Stückwerk. Die Vorteile der Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) kommen in solchen Fällen nicht zum Tragen. Die nur in der Cloud verfügbaren Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams sind häufig gar nicht in Benutzung. Wenn man den Unterschied zwischen der Miete von Office 365 und dem Kauf von Office 2019 auf die Zahlweise reduziert, ist das inhaltlich ein großer Fehler. Zudem ist es dann unserer Meinung nach kaufmännisch keine rationale Handlung, die SaaS-Variante zu wählen.

Umstieg ist eine strategische Entscheidung

Ein Umstieg auf Microsoft Office 365 in einem Unternehmen darf nicht spontan beim Austausch von Hardware an einzelnen Computern initiiert werden. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine strategische Entscheidung. Häufig ist die Entscheidung für die SaaS-Office-Suite von Microsoft der erste Schritt eines Unternehmens in die Public Cloud. Ein Grund für den Schritt in die Public Cloud ist z.B. die einfache Skalierbarkeit. Außerdem ist der Zugriff auf Daten ohne lästige VPN-Einwahl möglich. Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass man unabhängig von Endgeräten und Ort an Dokumenten arbeiten kann. Darüber hinaus ist es möglich gleichzeitig mit mehreren Benutzern an einem Dokument zu arbeiten. In einer gut implementierten Public-Cloud-Umgebung verschmelzen die Grenzen zwischen Endgeräten und Arbeitsplätzen. Weitere Vorteile von Microsoft Office 365 haben wir auf einer separaten Webseite für Sie gesammelt.

Die richtige Implementierung von Microsoft Office 365

Eine Analyse des Unternehmens und der existierenden Prozesse bildet die Grundlage für eine saubere Implementierung. Neben dem Status Quo bedarf es auch einer klaren Zielformulierung. Hierbei ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse zu digitalisieren. Des Weiteren stellt die Kollaboration einen zentralen Mehrwert von Microsoft Office 365 dar. Diese muss bei der Konzeption ein zentraler Bestandteil sein. Die Produkte Teams und SharePoint im Zusammenspiel mit To-Do und Outlook stehen hier als technische Basis im Portfolio von Office 365 zur Verfügung. Da die lokale IT nach einer Umstellung weniger Ressourcen benötigt, ist hier Potential zum Sparen vorhanden. Zuletzt gilt es die Benutzer in ihren jeweiligen Bereichen umfassend zu schulen. Nur so kann das Produkt am Ende seine volle Leistung entfalten.