Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams

Im heutigen Blogbeitrag berichten wir über die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams. Darüber hinaus teilen wir unsere Erfahrungen aus über zehn Projekten.

Corona, Homeoffice und Microsoft Teams

Seit März 2020 kennt jeder Microsoft Teams. Nicht nur wegen der Werbespots im Fernsehprogramm, sondern auch der großen Zunahme der Verbreitung. Aufgrund der Corona-Krise mit dem Umzug ins Homeoffice – sofern möglich – haben sich die Nutzerzahlen rasant beschleunigt. Dies wirft die Frage auf, ob nicht manche Installationen übereilt vorgenommen sind. Eine für den Kunden passende Installation und Umsetzung ist uns besonders wichtig. Bereits vor einem Jahr haben wir uns mit diesem Thema im Rahmen eines Blogbeitrags beschäftigt.

Konkrete Herausforderungen und Fallstricke

In übernommenen oder vom Kunden selbst vorgenommenen Microsoft Teams Installationen haben wir folgende zentrale Fallstricke ausgemacht:

• Zu feingranulare Teams und Kanäle erschweren den Überblick
• Unklare Strukturen bringen Bereinigungsaufwände und Durcheinander im SharePoint-Backend mit sich
• Addin-Einbindung reduzieren bzw. weitestgehend deaktivieren

Möglichkeiten der Einführung Microsoft Teams

Schnell merkt man: Es ist mit der reinen Installation von Software und Anlegen der Benutzeraccounts schon lange nicht mehr getan. Eine umfassende Konzeption und Einführung ist zur Entfesselung des Potentials unabdingbar. Aus diesem Grund bietet Microsoft für Microsoft Teams einen Einführungsleitfaden an. Je nach Zeitrahmen und Budget haben wir zwei grundlegende Herangehensweise für die Einführung von Microsoft Teams entwickelt:

MVP

MVP steht für „minimal viable product“. Dieser Begriff kommt aus der Softwareentwicklung. Dementsprechend ist es das Ziel eine minimal funktionsfähige Installation vorzunehmen. Dadurch ist es möglich, mit minimalem Aufwand den Kundenbedarf zu decken. Damit ist die Basis für eine Neustrukturierung der Kommunikation des Kunden und für eine Verbesserung der Kollaboration gelegt.

Vollständige Implementierung

Bei einer vollständigen Implementierung begleiten wir unsere Kunden von der Analyse der aktuellen Kommunikation bis zur unternehmensweiten Nutzung. Neben der Definition der genauen Ziele ist eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter anzustreben. Dabei sind grundlegende Regeln und Verantwortlichkeiten zu definieren und umzusetzen. Abschließend ist eine regelmäßige Kontrolle und notwendige Anpassung zur Steigerung der Effizienz unumgänglich.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass im Idealfall eine Analyse- und Konzeptionsphase der Umsetzung und Implementierung voraus geht. Dadurch bleibt die Nutzung von Microsoft Teams nicht nur ein Vehikel zur Bewältigung der Kommunikation aus dem Homeoffice während der Coronakrise sondern trägt langfristig durch eine Vereinfachung und Verbesserung der Zusammenarbeit zum Unternehmenserfolg bei.