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Herausforderungen Einführung Microsoft Teams

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Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams

Im heutigen Blogbeitrag berichten wir über die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams. Darüber hinaus teilen wir unsere Erfahrungen aus über zehn Projekten.

Corona, Homeoffice und Microsoft Teams

Seit März 2020 kennt jeder Microsoft Teams. Nicht nur wegen der Werbespots im Fernsehprogramm, sondern auch der großen Zunahme der Verbreitung. Aufgrund der Corona-Krise mit dem Umzug ins Homeoffice – sofern möglich – haben sich die Nutzerzahlen rasant beschleunigt. Dies wirft die Frage auf, ob nicht manche Installationen übereilt vorgenommen sind. Eine für den Kunden passende Installation und Umsetzung ist uns besonders wichtig. Bereits vor einem Jahr haben wir uns mit diesem Thema im Rahmen eines Blogbeitrags beschäftigt.

Konkrete Herausforderungen und Fallstricke

In übernommenen oder vom Kunden selbst vorgenommenen Microsoft Teams Installationen haben wir folgende zentrale Fallstricke ausgemacht:

  • Zu feingranulare Teams und Kanäle erschweren den Überblick
  • Unklare Strukturen bringen Bereinigungsaufwände und Durcheinander im SharePoint-Backend mit sich
  • Addin-Einbindung reduzieren bzw. weitestgehend deaktivieren

Möglichkeiten der Einführung Microsoft Teams

Schnell merkt man: Es ist mit der reinen Installation von Software und Anlegen der Benutzeraccounts schon lange nicht mehr getan. Eine umfassende Konzeption und Einführung ist zur Entfesselung des Potentials unabdingbar. Aus diesem Grund bietet Microsoft für Microsoft Teams einen Einführungsleitfaden an. Je nach Zeitrahmen und Budget haben wir zwei grundlegende Herangehensweise für die Einführung von Microsoft Teams entwickelt:

MVP

MVP steht für „minimal viable product“. Dieser Begriff kommt aus der Softwareentwicklung. Dementsprechend ist es das Ziel eine minimal funktionsfähige Installation vorzunehmen. Dadurch ist es möglich, mit minimalem Aufwand den Kundenbedarf zu decken. Damit ist die Basis für eine Neustrukturierung der Kommunikation des Kunden und für eine Verbesserung der Kollaboration gelegt.

Vollständige Implementierung

Bei einer vollständigen Implementierung begleiten wir unsere Kunden von der Analyse der aktuellen Kommunikation bis zur unternehmensweiten Nutzung. Neben der Definition der genauen Ziele ist eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter anzustreben. Dabei sind grundlegende Regeln und Verantwortlichkeiten zu definieren und umzusetzen. Abschließend ist eine regelmäßige Kontrolle und notwendige Anpassung zur Steigerung der Effizienz unumgänglich.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass im Idealfall eine Analyse- und Konzeptionsphase der Umsetzung und Implementierung voraus geht. Dadurch bleibt die Nutzung von Microsoft Teams nicht nur ein Vehikel zur Bewältigung der Kommunikation aus dem Homeoffice während der Coronakrise sondern trägt langfristig durch eine Vereinfachung und Verbesserung der Zusammenarbeit zum Unternehmenserfolg bei.

[Projekt] Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage auf Asterisk-Basis

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Im heutigen Blogeintrag berichten wir von der Einrichtung unserer eigenen Telefonanlage, die wir vor wenigen Wochen in Betrieb genommen haben.

Die Ausgangssituation:
Bisher nutzten wir die Fritzbox von KabelBW mit einigen Cisco SPA525-G Telefonen als Telefonanlage. Es stellte sich jedoch mit zunehmender Mitarbeiterzahl heraus, dass Durchwahlen, Rufgruppen, mehr als zwei Telefonleitungen und Ferneinwahl unumgänglich sind.

Die Entscheidungsfindung:
Aktuell gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, wie man die Aufgabenstellung „Telefonie“ lösen kann: über diverse Angebote der großen Telefongesellschaften (sei es über klassische ISDN oder VoIP), über im Web gehostete Telefonanlagen oder über selbst eingerichtete Telefonlagen (ISDN oder SIP-Trunking).
Wir entschieden uns für eine SIP-Trunk-Lösung und eine VoIP-Telefonanlage auf Asterisk-Basis, da es das Ziel war, möglichst viele Einstell- bzw. Erweiterungsmöglichkeiten und geringe Kosten zu haben. Zusätzlich haben wir einen 100er Rufnummernblock bestellt, damit eine ausreichende Anzahl an Durchwahlen zur Verfügung stehen.
Im Speziellen fiel die Wahl auf freepbx, das wir auf unserem Server in eine virtuelle Maschine auf Hyper-V-Basis installiert haben. Die Distribution lässt sich bequem als ISO herunterladen und ist direkt nach der Installation bereit zur Konfiguration.

Die Umsetzung:
Nach der Installation gibt es vier Punkte die für eine Basis-Konfiguration vorzunehmen sind:

1. Einrichtung SIP-Trunk:
Hier sind vor allem der „Register String“ und die Peer-Details wichtig. Diese Informationen stellt im Normalfall der SIP-Trunk-Anbieter zur Verfügung. Zudem muss die „Outbound CallerID“ angegeben werden, das geschieht hier im Format „0049+Vorwahl+Rufnummer“. Als Art der Rufnummerübertragung auf Seiten des SIP-Trunks (CLIP no screening) haben wir als Einstellung „Remote Party ID“ gewählt, somit wird die „Outbound CallerID“, die in der SIP-Trunk-Einstellung in freepbx konfiguriert ist, übertragen.

2. Einrichtung outbound routes
In diesem Punkt sind vor allem die „Dial Patterns“ erwähnenswert; damit wird angegeben, wie anzurufende Rufnummern auszusehen haben. Für eine Basis-Konfiguration reichen hier schon „+.“ zur Erkennung von beispielsweise +49 und „XX.“ zur Erkennung von zum Beispiel 0049. Weitere Erklärungen zu diesem Thema sind sehr rasch via Google zu finden.

3. Einrichtung inbound routes
Die eingehenden Routen sind zur Verteilung der Anrufe bestimmt. In unserem Fall haben wir hier eine default-route für alle Rufnummern des Rufnummernblocks angelegt, und einzelne Routen für die Rufgruppen und direkten Durchwahlen.

4. Einrichtung extensions
Im Reiter „extensions“ sind die einzelnen Accounts konfigurierbar mit entsprechender „Outbound CallerID“ die dann diejenige in (1) überschreibt. Diese sollte hier im Format „NAME“ <0049….> vorliegen.

Erste Erfahrungen:
Bisher läuft unsere Telefonanlage tadellos. Da wir über eine redundante WAN-Anbindung verfügen, konnten wir auch den Ausfall eines Internetanschlusses testen. Problemlos lief die Verbindung zum SIP-Trunk weiter, laufende Gespräche sind natürlich unterbrochen worden. Die Option des Telefonierens über einen Softclient via VPN aus dem Homeoffice ist nützlich und sinnvoll. Sollten allgemeine Fragen oder Fragen zur Konfiguration bestehen, können Sie sich gerne an uns wenden.

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