Der Weg in die Cloud – Umzug der Cloud-Dienste – Teil 3

Fortsetzung unseres Blog Artikels vom 19. Februar 2019

Nach der Erstellung des Gesamtkonzepts und der Eliminierung der systemkritischen Punkte beginnt nun der Umzug der Dienste in die Cloud. Dabei ersetzen wir den alten on-Premise Exchange Server durch den Exchange Dienst von Microsoft Office 365 in der Cloud.

Umzug

Exchange und die Vorteile von Office 365

Microsoft Exchange dient Ihren Mitarbeitern als zentrale Ablage und Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten, also den Inhalten aus ihrem Outlook. Der Umzug von lokalen Servern in die Cloud bringt einige Vorteile mit sich. Durch die Nutzung von Exchange in der Cloud sind die Daten immer verfügbar. Zudem müssen Sie sich nicht um die Wartung des Servers kümmern. Ein weiterer Vorteil ist die Abrechnung durch ein monatliches Abonnement.

Dabei beziehen Sie Exchange über ein Office 365 Abonnement. Dieses liefert Ihnen zusätzlich alle Office Produkte und Sie nutzen weitere Anwendungen von Microsoft, wie z. B. Microsoft Teams. Zudem bietet Ihnen Office 365 weitere Vorteile. Sie bekommen alle Anwendungen in der aktuellsten Version geliefert. Das heißt Sie erhalten immer die neusten Updates, sobald diese verfügbar sind. Ein weiterer Vorteil ist der Betrieb dieser Dienste in der Cloud. So wird Ihr Server vor Ort entlastet und es wird Speicherplatz frei. Somit laufen Ihre Anwendungen, die noch auf dem lokalen Server sind, wesentlich schneller.

Umzug und Backup mit SkyKick

SkyKick ist ein Tool für die Migration der Exchange Daten in die Cloud zu Office 365. Dabei führt das Tool die Migration im Hintergrund aus. Das heißt ihre Mitarbeiter können während des Umzugs ganz normal weiterarbeiten. Zudem müssen Sie keine Datenverluste und sonstige Ausfälle befürchten. Nach der Migration arbeiten Ihre Mitarbeiter nun einfach und unkompliziert in der Cloud.

Das die Dienste nun in der Cloud sind bedeutet nicht, dass man keine Backups mehr machen muss. Denn theoretisch können auch bei Microsoft Datenverluste auftreten (auch, wenn die Wahrscheinlichkeit dafür gegen Null geht). Damit das nicht passiert, sichern wir Ihre Daten zusätzlich. Dazu nutzen wir auch hier SkyKick. Die Anwendung sichert auf Knopfdruck alle Ihre Daten aus Exchange, OneDrive und Sharepoint. Dieses Backup wird unbegrenzt vorgehalten. Nach der Sicherung können Sie sowohl alle Daten als auch einzelne Dateien wiederherstellen.

Möchten Sie mehr hierzu erfahren, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Der Weg in die Cloud – Gesamtkonzept – Teil 2

Fortsetzung unseres Blog Artikels vom 12. Februar 2019

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den nächsten Schritten unseres Kunden auf dem Weg in die Cloud. Dabei erstellen wir das Gesamtkonzept und eliminieren die systemkritischen Punkte.

Workshop vor Ort

Als erstes steht ein Besuch vor Ort an. Dabei begutachten und erfassen unsere Mitarbeiter die komplette IT Infrastruktur. Wir analysieren nun was vorhanden, was zu verbessern und was zu erneuern ist. Danach findet ein Gespräch mit den Key Usern statt. Damit wollen wir die größten Hindernisse bei der täglichen Arbeit herausfinden. Dazu zählen bspw. Punkte wie das langsame Hochfahren der Computer oder die träge Reaktion von Anwendungen. Das Begutachten der IT und das Gespräch mit den Key Usern wird an allen Standorten des Kunden durchgeführt. Dies hat den Grund, dass es in den Außenstellen meist andere Hindernisse gibt, als im Hauptsitz des Unternehmens.

Gesamtkonzept

Vor und nach einer ordentlichen Verkabelung des Serverschranks

Vorstellung des Gesamtkonzept

Im nächsten Schritt stellen wir dem Kunden nun das fertige Gesamtkonzept vor. Dieses beinhaltet kurz-, mittel- und langfristige Planungen, die aus der Analyse der IT Infrastruktur gewonnen wurden. Im Folgenden werden nun einige Beispiele für die jeweiligen Phasen erläutert.

Kurzfristige Planungen

Hier geht es darum systemkritische Punkte so schnell wie möglich zu eliminieren. Das heißt alles, was veraltet ist, bald ausfällt oder von der Leistung bzw. Qualität nicht mehr ausreicht, wird ersetzt. Im Fall unseres Kunden war dies bspw. die Serverhardware. Diese wies erste Defekte auf und die Garantie war weit überschritten. Deshalb wurde die Serverhardware durch einen neuen Server ersetzt. Dienste und virtuelle Maschinen wurden dabei auf diesen umgezogen. Hier haben wir darauf geachtet, dass nur Dienste, die nicht in die Cloud kommen, auf den neuen Server umziehen.

Ein weiterer, bei der Analyse aufgedeckter Punkt war, dass keine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) vorhanden war. Die USV sorgt dafür, dass die gesamte IT Infrastruktur (Server, Backupsysteme, Switche, usw.) im Falle eines Stromausfalls korrekt heruntergefahren wird. Somit entstehen keine Datenverluste. Des Weiteren war die Firewall veraltet. Hier waren keine Updates mehr verfügbar. Somit konnte die Firewall keine umfassende Sicherheit mehr garantieren. Deshalb wurden beide Dinge eingerichtet bzw. erneuert.

Mittelfristige Planungen

Im nächsten Schritt stehen dann die Dinge an, die wir in den nächsten 3-12 Monaten erledigen. Darunter fällt bspw. die Bereitstellung der Telefonie über ein modernes Cloud Telefonsystem. Damit können die Mitarbeiter des Kunden von überall mit der Telefonnummer des Büros und ohne VPN Verbindung (Virtual Private Network) telefonieren. Dies ermöglicht außerdem das Telefonieren unabhängig vom Endgerät. Das bedeutet, dass man feste Telefone oder Softclients am Computer oder Handy verwenden kann. Ein weiteres Beispiel ist hier außerdem die Implementierung von Office 365.

Langfristige Planungen

Hierunter fallen Dinge, bei denen die Umsetzung nicht innerhalb von ein paar Monaten möglich ist. Ein Beispiel dafür ist die Ablösung des veralteten On-Premise ERP Systems (wird vor Ort im Unternehmen betrieben) durch ein Cloud ERP. Hier haben wir auch immer besonders innovative Entwicklungen im Blick. Dabei sehen wir uns als langfristiger IT Partner für den Weg des Kunden in die digitale Zukunft.

Nach der Erstellung des Gesamtkonzept und der Umsetzung der ersten Maßnahmen steht im nächsten Schritt der Umzug der Dienste in die Cloud an. Wie es hier weitergeht, lesen Sie im dritten Teil auf unserem Blog.

Sie möchten mehr zu den einzelnen Themen erfahren? Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.

Der Weg in die Cloud – Aber richtig! – Teil 1

In den nächsten Wochen nehmen wir Sie auf unserem Blog mit auf den Weg eines unserer Kunden in die Cloud. Die AGIQON steht dem Kunden dabei als ganzheitlicher IT Partner zur Verfügung. Dabei fangen wir mit einer Analyse der Ausgangssituation des Kunden an und am Ende steht folglich die fertige, auf den Kunden abgestimmte Lösung.

Weg in die Cloud

Für was steht unsere Abteilung „IT Services“ überhaupt?

Wir bieten Unternehmen ohne eigene IT Abteilung die Möglichkeit diese bei uns auszulagern. Mit anderen Worten möchten wir Ihre IT sein, die man bei IT Fragen anruft. Somit sind wir Ihr Ansprechpartner in allen IT Angelegenheiten und unterstützen Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft. Falls Ihr Interesse geweckt wurde: Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.

Unklarheiten vor dem Umstieg

Für viele Unternehmen ist der Begriff „Cloud“ schwer greifbar. Das heißt, dass sie die Auswirkungen eines Umstiegs nicht durchdringen können. Ebenfalls wissen viele Unternehmen nicht, an welchen Stellen der Einsatz der Cloud wirklich Sinn macht und wo nicht. Einige dieser Unklarheiten sind z. B.:

  • Kontrolle über Daten und Infrastruktur an jemand anderen abgeben
  • Störungen im Geschäftsbetrieb
  • Sicherheit der Daten
  • „Alles passiert von heute auf morgen“
  • „Es ist bestimmt teuer“

Wir möchten diese Unklarheiten bei Ihnen beseitigen. Dabei sollen die in den folgenden Wochen erscheinenden Beiträge in unserem Blog helfen.

Der Weg in die Cloud – Einführung

Wir beginnen mit einer kurzen Übersicht über den Kunden und seine Situation. Der Kunde beschäftigt zur Zeit 160 Mitarbeiter und das Unternehmen ist im Dienstleistungssektor tätig. Für die Bewältigung der Abläufe und der täglichen Aufgaben im Unternehmen ist deshalb eine hohe Anzahl an IT-gestützten Prozessen notwendig. Die tägliche Arbeit wird aber durch viele IT Probleme erschwert:

  • Bereits ab einer geringen Anzahl an Mitarbeitern wird das Arbeiten sehr langsam
  • Anwendungen starten und reagieren nur sehr langsam
  • Ständige Druckprobleme
  • Anfällige und in die Jahre gekommene ISDN Telefonie
  • Unzuverlässige Server Infrastruktur und mangelhaftes Back-Up Konzept
  • Monatliche Kosten für den aktuellen IT Dienstleister sind hoch
  • IT Dienstleister reagiert nur langsam auf Anfragen
  • Fehlende zukunftsorientierte Betrachtung mit Blick auf die Digitalisierung

Aufgrund dieser Punkte ist die Geschäftsführung mit ihrem IT Dienstleister unzufrieden. Das Unternehmen begibt sich aus diesem Grund auf die Suche nach einer Alternative und kommt auf uns zu.

Unsere Optimierungsfelder

Im ersten Schritt beginnen wir mit einer Analyse vor Ort. Dazu sprechen wir mit der Geschäftsleitung und den Key Usern (leitenden Mitarbeitern und Experten). Damit sollen Schwachstellen und kritische Anwendungen lokalisiert werden. Ebenso werden Dienste, die in die Cloud ausgelagert werden, identifiziert. Dies können bspw. Mailserver, Telefonie oder auch ein ERP System sein. Ein Cloud ERP System bildet alle Geschäftsprozesse und Daten in einem System ab und hilft dabei effizienter und erfolgreicher zu arbeiten.

Anschließend wird das weitere Vorgehen mit dem Kunden besprochen. Dabei geht es darum, die einzelnen Probleme in drei Kategorien einzuteilen. Die kritischen Themen fallen in die erste Kategorie. Das sind Dinge, die sofort behoben werden müssen. Die zweite Kategorie beinhaltet Bereiche, die wichtig sind und innerhalb von 1-3 Monaten bearbeitet werden müssen. In die dritte Kategorie fallen Themen, die die Effizienz steigern, aber nicht sofort erledigt werden müssen (innerhalb von 3-12 Monate). Hierunter fällt z. B. das Ersetzen eines On-Premise ERP Systems (wird vor Ort im Unternehmen betrieben) durch ein System in der Cloud. Dies passiert nicht in wenigen Tagen oder Monaten, sondern nimmt einige Zeit in Anspruch. Sobald das System aber ersetzt ist, hilft es sofort.

Nach diesem Gespräch erstellen wir das Gesamtkonzept und den weiteren Fahrplan. Das fertige Ergebnis stellen wir dann nochmals dem Kunden vor.

Wie der Weg in die Cloud weitergeht, lesen Sie im nächsten Teil auf unserem Blog.